Entonces ¿cuándo imprimir los comprobantes fiscales digitales?

by Daniel Zurita on 25 Octubre, 2010 · 28 comments

in Notas Generales

Agradezco al SAT (#satmx) hacer retweet de nuestro artículo anterior. De ahí se ha creado una pequeña pero interesante controversia. Agradezco al elconta.com su post con dedicatoria a nuestro artículo.

Quisiera dar una opinión más al respecto de la impresión de facturas o recibos electrónicos.

PRIMERO: Prohibido imprimir comprobantes fiscales digitales cuando ya los hemos recibido vía electrónica y ya lo vemos en pantalla. ¿De acuerdo? Es inútil y no agrega valor.

SEGUNDO: considero válido desde el punto de vista operativo solicitar una impresión de la factura electrónica a nuestro proveedor cuando creemos que es imperativo tenerla al momento y solo en casos justificados, como los siguientes:

– Cuando no creemos en la palabra del proveedor de que la enviará cuando lo promete. Es decir, responsabilidad del proveedor.

– Cuando estamos de tránsito por el establecimiento o estamos de viaje, y puede resultar muy complicado reclamar por una factura electrónica no recibida cuando hemos regresado del viaje. Otra vez, responsabilidad del proveedor.

– Cuando es día último de mes, y una vez más el riesgo de que no la recibamos a tiempo correctamente es alto. Otra vez, responsabilidad del proveedor.

El común denominador de estos ejemplos es la responsabilidad del proveedor de entregar a tiempo y correctamente la factura. Y es aquí donde quiero enfocarme.

¿Por qué un proveedor echaría a perder un excelente producto o servicio con un malísimo procedimiento de facturación a los clientes? No lo se. En la vida y contra toda lógica sucede. Hay empresas de todos tamaños que lo hacen bien y su nivel de calidad y servicio a clientes es bueno. Pero hay quienes no. Si tu sospechas que tu proveedor tiene este problema, o ya tiene mala fama, pide una impresión. O mejor aún, considera cambiar de proveedor.

Ahora, el riesgo de errores en la factura se han minimizado cuando el SAT ha establecido que el único dato obligado y requerido en la información del cliente es el RFC. No obstante, los errores suceden.

Por esto, con todo respeto y contrario a lo que nuestros amigos de elconta.com proponen, doy una sugerencia. Solamente en casos extremos pidamos la impresión del CFD al momento, pero también pidamos que se nos envíe de forma electrónica, es decir, pidamos ambas cosas. Es nuestro proveedor y nos tiene que escuchar y hacer caso. En todos los demás casos, evitemos solicitar una factura impresa.

¿Por qué ambas? Porque de esta manera estamos presionando al proveedor a que cambie, le guste o no. Es la mejor forma de tomar el cambio por nuestras propias manos y presionar para que suceda. No requiere mayor esfuerzo. Solo pidamos que también se nos entregue el documento electrónico, ya que a final de cuentas, para el SAT es el documento que cuenta y no el papel.

Y aclaramos un punto técnico importantísimo: La factura electrónica es un documento en formato xml (Extensible Markup Language, en inglés) que contiene los datos fiscales y no fiscales que lo conforman. Este es el documento válido para el SAT. Lo que vemos en pantalla o lo que nos imprime el proveedor es una representación gráfica, bonita y entendible del comprobante. Pero para el SAT, lo que vale legalmente es el XML, el cual debes almacenar y resguardar, y por supuesto, NO IMPRIMIR.

Ayudemos al cambio, y no pongamos resistencia. Decir “papelito habla” es muy cómodo. Es dejarle a los demás el esfuerzo por cambiar. El cambio se construye, se toma la decisión y se lleva a cabo por uno mismo. Esperar a que llueva en lugar de poner sistema de riego es la diferencia entre ser un exitoso agricultor y uno que “ahí la lleva”. Papelito habla suena a no querer que nada cambie, no querer modernizarse, no desear realizar un mayor esfuerzo. ¿Y las declaraciones al SAT, que ya son electrónicas? ¿Y el DIOT? No hay pretexto. La tecnología llegó para quedarse, queramos o no, nos guste o no.

Y tu, ¿prefieres seguir con el papelito? Porque, quieras o no, un día ya no habrá papelitos. Te lo puedo asegurar. Te propongo algo mejor. Cambia.

Daniel Zurita
Director en Factura360.com. Director en Fiorence.com Ingeniero Industrial y MBA.
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Javier Espinosa Diciembre 23, 2015 a las 0:56

Tengo factura electronica de mi carro y lo quiero vender, que se hace en estos casos?
Gracias

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Daniel Zurita Enero 13, 2016 a las 13:19

Hola Javier. Debes hacer tu mismo una factura electrónica por la venta del auto.

Responder

Daniel Zurita Enero 13, 2016 a las 13:23

Hola Javier. Si tu cliente o tu no lo van a deducir, entonces con endosar la factura es suficiente. Pero si alguno de los dos o los dos lo van a deducir, entonces deben hacer una factura electrónica por la venta del auto.

Responder

Jorge Octubre 10, 2013 a las 15:19

Hola. Yo tengo una duda sobre este tema. ¿Qué hacer cuando un restaurante te queda formalmente de mandar una factura, no lo hace, tú tienes prisa y cuando revisas justo tocó el cambio de mes y ya no te la quieren dar? Sé que era responsabilidad de ellos mandármela, pero estoy muy enojado porque al final yo no debí creer en ellos, pero ahora me no tengo cómo comprobar ese gasto en mi oficina y no sé cómo exigirles la factura para yo poder declarar el gasto al SAT. :S

Saludos y gracias.

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Daniel Zurita Octubre 10, 2013 a las 16:37

Hola Jorge. Ya no pueden dártela con la fecha del mes anterior, pero si deben de dártela con fecha del mes siguiente. Es decir, no deben negarte una factura, más si tu la solicitaste a tiempo. Habla con el restaurante y pide tu factura, aunque sea del mes siguiente. Y explica en la oficina de tu empresa lo sucedido, te deben de entender y apoyar para poder comprobar así. Saludos!

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Paco morando Julio 15, 2011 a las 11:12

My friends! tengo una duda, tal vez es un pregunta muy simple, pero pues me tengo que sacar esa duda.

Aclaro, que no soy contador ni empresario y que no tengo ni idea de muchas cosas con relación a eso (ni siquiera estoy dado de alta ni nada).

Donde trabajo, la “secre” está llena de impresiones de facturas electrónicas.
a veces soy yo quien compra “la materia prima” y tengo que llevar la impresión de lo que es una factura digital.

Mi duda surge cuando dicen que lo que tiene validez legal es el “.xml”, le pregunte a un contador (mas joven que el de aquí) y me dice que esas impresiones efectivamente no sirven de nada, que en el momento que tengan que justificar esas facturas con esas impresiones no van a poder, no les servirán de nada, que tienen que llevar el archivo electrónico.

¿ESO ES VERDAD?

Y si es verdad, la cosa es que aquí nunca eh escuchado al contador preguntar por los archivos digitales. Está metiendo la pata? o que sucederá?

Espero que alguien me pueda sacar de esa duda, se lo agradeceré

: )

Responder

Daniel Zurita Julio 18, 2011 a las 9:51

Hola Paco. El SAT te permite utilizar la representación impresa del CFD o CFDI para efectos de hacerla deducible. Es decir, tu al llevarle el papel al contador y éste al procesarla contablemente, todo está bien. Sin embargo, el papel es solo una prueba de que existe el CFD. Te lo digo de forma diferente, el papel no es el Comprobante Fiscal Digital. Vamos a verlo de otra manera: supongamos que mañana un auditor del SAT llega a tu empresa y le pide al contador que le entregue todos las facturas y comprobantes. Entonces el contador saca los papeles y se los da al auditor. Entonces, el auditor le pregunta: “Disculpe contador, ¿tiene usted los archivos xml cuyos papeles que usted me ha dado representan?”.

El contador debe entonces mostrar los archivos xml, ya que el verdadero comprobante es el xml, no la representación impresa. ¿Ves?, en resumen, el SAT te deja usar la representación impresa, pero por ley te obliga a tener el xml, ya que éste es el verdadero comprobante, tanto para efectos fiscales como legales. Parece ser que a tu contador le gusta jugar con fuego, o es bastante confiado. O tal vez no sepa. Cuéntale lo que aquí te estamos contando, y les recomiendo conseguir todos esos xml. Saludos y gracias por participar.

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Paco Morando Julio 19, 2011 a las 9:10

Muchas gracias Daniel, me queda todo claro.

Uff…. no se que tan facil sea conseguir todas las facturas de 1 año (desde que el proveedor principal nos comenzó a hacer impresiones de facturas digitales), además de que el promedio son 2 diarias….

Gracias por la respuesta.

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Daniel Zurita Julio 19, 2011 a las 9:29

Hola Paco. Tampoco se trata de volver esto una cacería de xml. Tu proveedor (si estás en el esquema de proveedor autorizado) o PAC debe tener respaldos. La mayoría de ellos ofrece guardar tus documentos por 5 o 10 años, siempre y cuando estés pagando alguno de sus servicios donde ésto se incluye. Por lo tanto, tu respaldo está ahí. Puedes entonces pedirles que te expliquen cómo recuperarlos. Ahora bien, también existe la posibilidad de que el proveedor te de un mecanismo de fácil acceso, en cuyo caso no sea necesario tener un respaldo físico en tu empresa.

Por ejemplo, regresando al caso que te expuse, si el auditor del SAT le pide a tu contador los xml, éste abre el sistema del proveedor, clave y contraseña, se va al histórico de CFDI, teclea el folio y… listo! en pantalla está el xml, el cual puede mostrar e imprimir si así lo quiere el auditor. Asunto arreglado. Solo te recomiendo verificar que tu proveedor te da acceso a ésto y además, haz pruebas para verificarlo. Saludos y suerte!

Gloria Arellano Julio 5, 2011 a las 13:21

Si estoy usando factura electrónica desde el año pasado y con un sistema de facturacion adquirido, en este caso microsip, el sat está recibiendo en tiempo real los comprobantes?

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Daniel Zurita Julio 5, 2011 a las 16:39

Hola Gloria. En tu caso, tu estás informando al SAT a través de tu reporte mensual. Imaginemos entonces que te equivocaste en el RFC de tu cliente. Si eres capás de modificar manualmente el xml y a partir de ahí generar el PDF, y ambos están correctos, entonces podrías evitar cancelar y refacturar. Solo debes cuidar la integridad de los datos. Es decir, debes tomar en cuenta que las correcciones o modificaciones también se apliquen a todo el sistema, por ejemplo, que Microsip también considere esos cambios cuando generes tu reporte mensual. En resumen, lo que quieres hacer es posible, pero no es algo recomendable. Saludos!

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Gloria Arellano Julio 5, 2011 a las 10:51

Hola, solo para mi tranquilidad, yo entiendo que una ventaja de un cfd es poder corregir, porque en el caso de la factura impresa una vez que la imprimiste si hay un error no hay mas que cancelar y hacerla de nuevo. ¿Sí es válido si hago una factura digital e incluso llego a imprimirla mas no la entrego aun al cliente ni he pasado a contabilidad la información mensual hacer una correción en la factura?

No están controlando cada movimiento, se posible corregir en ese momento? Por supuesto no hablo de facturas de antiguedad ni de lo que ya está declarado.

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Daniel Zurita Julio 5, 2011 a las 12:45

Hola Gloria. Muy buena pregunta. Para contestarla, habría que partir del hecho de que un comprobante fiscal digital es un documento electrónico conformado por los datos de facturación y otras cadenas de datos bajo un formato en lenguaje electrónico XML. En otras palabras, tu sistema (o proveedor) de facturación electrónica genera archivos XML. Estos son tus comprobantes. Si este archivo tuviera algún error, el comprobante sería inválido. Es decir, si tu te equivocaste y pusiste otras cantidades o datos, no es posible corregirlo, como tampoco lo sería si técnicamente se están generando los datos incorrectamente, como por ejemplo, que la cadena original esté truncada o incompleta. En pocas palabras, hay que cancelar y volver a generar. Importante también recordar que en caso de generar CFDI, el SAT recibe en tiempo real una copia de nuestro comprobante, por lo que con más razón, hay que cancelar el documento.

Ahora bien, la mayoría de nosotros pensamos que la representación impresa del CFD, es decir, el archivo PDF, es el verdadero comprobante. No es así. El PDF solo representa al comprobante. El PDF es una forma entendible visualmente, muy parecida a las facturas pre-impresas por impresor autorizado. Pero solo eso. Ahora, te lo menciono porque ha habido casos en que es el PDF el que tiene un error, pero asociado a una mala generación de este archivo y no precisamente a que el XML, el archivo fuente, esté mal. Por ejemplo, esta el caso en que algunos datos no se imprimieron correctamente pero éstos si están contenidos de forma correcta dentro del xml. Por lo tanto, una vez corregido el problema del generador del PDF, se vuelve a generar este último archivo de forma correcta y todos los datos ya se ven.

En resumen. Si hay un error en el origen de los datos, hay que cancelar y volver a generar. Pero si hay un error generado en la representación impresa siendo que los datos originales son correctos y están dentro del XML, corrige el sistema y vuelve a generar el PDF. Espero que mi respuesta te ayude en tu proceso. Saludos y gracias por participar.

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luis angel martinez calderon, Junio 26, 2011 a las 16:59

mi problemas es que la factura con la que tendria que hacer tramites en la oficina fiscal para sacar placas , se quemo, y no me quieren hacer el tramite que porque necesito la original ,y en la importadora no me quieren dar otra factura,mi pregunta tengo yo alguna opcion para tener otra factura (original ),pueden ellos cancelar la anterior y facturarme ayudenme porfavor la verdad he estado batallando con esto durante un tiempo , y no se que hacer ,la importadora no quiere darme otra fctura y en la oficina fiscal no quieren hacer el tramite con una fotocopia que me da la importadora no creo que vivamos en la era de piedra se ke hay alguna posibilidad y se que ustedes me pueden ayudar gracias

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Daniel Zurita Junio 27, 2011 a las 7:40

Hola Luis. Pueden cancelar y volver a facturar. En todo caso, pueden sustentar este hecho si tu les presentas una denuncia ante el ministerio público donde aclaras el destino de la factura original. Sin embargo, y tratándose de facturas de autos, muy poca gente hace ésto. Trata de convencerlos de que te hagan la nueva factura. Pregunta si con una copia certificada ante notario público es posible también. Ni modo, búscale!. Saludos y gracias por participar.

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Ruben Razo Mayo 4, 2011 a las 19:06

Tengo una duda yo viajo continuamente y en algunas ocasiones me han dado
solamente la factura impresa y no me dan el archivo XLM, lo solicito en multiples ocasiones y nada y mi contador no quiere aceptar las facturas impresas que yo le llevo cumplen con todos los requisitos y nada.

Otra observacion es por ejemplo mi servicio de Internet ( cablevision) solamente tengo acceso a la fcatura electronica, mas no como XLM, e igualmente el contador no me quiere aceptar estos comprobantes. Es correcto? Que se puede hacer al respecto?

Responder

Daniel Zurita Mayo 5, 2011 a las 10:33

Hola Rubén. De acuerdo al código fiscal, el xml es el comprobante oficial, legal y requerido. La representación impresa es solamente una representación impresa, valga la redundancia. Por lo tanto, requieres el xml. Lo debes solicitar y te lo deben de entregar. El SAT preveé que el contribuyente lo exija y denuncie a quien no le entrega el xml. No hay pretexto para que no te lo entreguen. Cuando esto no sucede es por el total desconocimiento de todos aquellos involucrados en el proceso de facturación a sus clientes. Y lo peor, no cuesta nada que te lo entreguen. Tu contador está bien, aunque te confirmo que preguntando con autoridades del SAT, es posible usar las representaciones impresas para deducir. Este punto es algo que el SAT, desde mi punto de vista, debe aclarar. Una campaña a nivel nacional explicando ésto acabaría con toda duda y haría que se corrija esto de raíz. Gracias por participar. Saludos!

Responder

ROBERTO Marzo 11, 2011 a las 15:07

Tengo una duda,
Si a mi me deben dar una factura electrònica que es lo que debo recibir por correo electrónico ??? un archivo PDF con la imagen de la factura o cualquier archivo que pueda imprimir ?? No entiendo lo que es un XML, son còdigos o instrucciones o como son estos archivos

Si me pueden ilustrar, gracias

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Daniel Zurita Marzo 15, 2011 a las 11:38

Hola Roberto. Te mando un ejemplo de cómo se ve un archivo xml de un CFDI o factura electrónica. Ahora, te deben enviar los dos archivos, un xml y un PDF. El PDF es la vista “bonita” de tu factura. El xml contiene los datos de tu factura, a la vista en el PDF. Si revisas con lupa el xml podrás ver que todos los datos están ahí, a parte de otros datos, etiquetas y lenguaje de programación. Tu lo que debes hacer es recibirlos, validarlos, resguardarlos. Espero haber resuelto tu duda. Gracias por participar.

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Gloria Arellano Marzo 9, 2011 a las 20:35

Gracias por la respuesta, ya que tengo que seguir manejandolas impresas en muchos de los casos por necesidad en los procedimientos de los clientes estamos imprimiendo varias copias y usando sellos que dicen “original”, “copia”, “almacen”, etc… ¿podría haber algun problema por usar estos sellos y tener mas de una con el sello “original” ?

Responder

Daniel Zurita Marzo 10, 2011 a las 18:59

Hola Gloria. No creo que tengas ningún problema. Ahora bien, para el SAT ya no hay originales y copias. Es irrelevante. El uso de tus sellos será para control interno. Saludos y gracias por participar.

Responder

Ignacio J. Serra G. Marzo 5, 2011 a las 16:37

No se de cuanto tiempo sea estos comentarios.

Si te entregan un CFD de nada te sirve la representación impresa para acreditar deducción, el la tercera resolución miselanea del 2010 derogaron el I.2.11.4. en el que se sustentaba el valor de las representaciones impresas del CFD.

Mi pregunta si alguien recibe un CFDI la representación impresa tiene valor????

Responder

Daniel Zurita Marzo 8, 2011 a las 12:49

Hola Ignacio. A tu pregunta, me voy a referir textualmente a lo que nos dice el SAT:

¿Cuál es el documento que puedo utilizar para deducir o acreditar fiscalmente, conforme al nuevo esquema de facturación electrónica?
Los contribuyentes podrán realizar las deducciones o acreditamientos correspondientes, utilizando el archivo digital que contenga el comprobante fiscal
digital (XML) o bien, su representación impresa, cuando ésta cumpla con los requisitos establecidos por la autoridad fiscal mediante reglas de carácter general.

Fundamento legal.- Artículo 29, fracción V y tercer párrafo del CFF, en vigor a
partir del 1 de enero de 2011, reglas II.2.23.3.7., II.2.23.4.5., II.2.23.5.6. de la RMF

Por lo tanto, en CFDI, la representación impresa SI tiene valor. Ahora bien, mi recomendación en general, es que obtengas los 2 archivos, el XML y la representación Impresa.
Saludos y gracias por participar.
para 2010

Responder

Gloria Arellano Marzo 3, 2011 a las 12:54

Hola, creía entender el manejo de la factura digital pero aun nos topamos con muchos paradigmas arraigados y un sistema híbrido entre lo antiguo y lo nuevo. Hoy precisamente, me llaman la atención por imprimir las facturas “muchas veces”. Tengo entendido que no importa cuantas veces lo haga de ser necesario, es así?.

Igualmente si hay una cancelación forzosamente me piden la factura impresa, cosa a la que no lo hallo sentido.

Me pueden aclarar mis dudas?

Responder

Daniel Zurita Marzo 3, 2011 a las 17:44

Hola Gloria. Claro, puedes imprimirlas las veces que quieras. La idea, sin embargo, es no imprimir, sino enviar y resguardar el archivo electrónico. Pero bueno, en la práctica se verá si poco a poco podemos prescindir del papel. Ahora, para la cancelación, no es necesaria la factura impresa, pero bueno, esta costumbre viene del pasado. Hay que ir cambiando ésto poco a poco. Saludos y gracias por participar.

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Darío Álvarez Aranda Noviembre 6, 2010 a las 1:20

Es interesante ver la polémica que se ha forma con respecto a este tema. Comparto tus ideas en algunos puntos, pero en otros no estoy de acuerdo.

Responder

Dado Octubre 27, 2010 a las 9:17

Quisiera que por un momento imaginen que la historia fue alrevez, que al comienzo de los tiempos la factura fuera digital y en este momento nos pide hacienda que cambiemos a papel. yo pensaria….

En papel? estan locos, mi secretaria es malisima, me echa a perder un monton de facturas por que no sabe ni calcular el iva.

Ademas el papel se maltrata, despues de 2 años se acumula y hace mucho estorbo, el papel se vuelve amarillento

El otro dia tambien se me (inundo, quemo, robaron) la bodega y todo la facturacion desaparecio y no tenia respaldo.

Ademas es muy caro cada vez que quiero hacer un tramite administrativo, tengo que sacar n copias, una para contabilidad, otra para….(hasta n veces), en electronico solo le copiaba en (usb, mail, etc) la factura a todos los interesados.

Tambien cuando viajo llevo un desorden, las facturas se me traspapelan y no tengo una forma buscarla (no hay busqueda de archivos, como en windows), ademas siempre voy con prisa y no me da tiempo de leer el papelito y si esta mal imposible que me envien otra, tendria que pagar la paqueteria o esperar que me la envien por correo porque la necesito ORIGINAL, no hay chance que me envien una copia digitalizada ya que eso no me sirve.

Y como se van a archivar esas facturas de papel? van a tener un tamaño o formato especial, porque voy a odiar tener que manejar facturas de media carta y luego otras de 3/4 y las hay hasta tickets largos que no puedo archivar bien.

Mandarlas por fax? de cada 10 fax que recibo 7 estan “sucios” y la calidad de la impresion es malisima y no se diga cuando tienen “pantallas” (fondos de color) los importes, NO SE ENTIENDE NADA !!

Estan locos si piensan que me van a convencer de usar FACTURAS EN PAPEL.

Saludos,

Responder

admin Octubre 27, 2010 a las 9:20

Buenísimo! Muchas gracias. Saludos. Daniel.

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