Factura elctrónica ¿Y los receptores?

by Daniel Zurita on 9 Noviembre, 2010 · 9 comments

in Notas Generales

Mucho se ha dicho sobre la emisión de las facturas electrónicas. Hoy quisiera analizar un par de aspectos interesantes con respecto a todos nosotros, que en algún momento hemos solicitado una factura a nuestro proveedor, o lo haremos en un futuro cercano, y nos volvemos en receptores de CFD.

En nuestra microempresa, nosotros emitimos factura electrónica desde el año 2006. Y durante estos años hemos visto y escuchado de todo: gente que no sabe qué es, gente que no nos cree, que solicita un papel y que cuando se los entregamos se va desconfiada. Gente que prefiere comprar con la competencia. Contadores que tampoco nos creían y que terminan recibiendo asesoría gratis.

También hemos visto como facturas electrónicas se pierden en el limbo. Por ejemplo, son solicitadas por la persona A, quien pertenece a una empresa mediana o grande y quien proporciona su correo electrónico como receptor. Luego se comunica con nosotros la persona B preguntando por el documento y le decminos que se le envió a A. Increíblemente A y B no se conocen. B dice que su jefe se la está pidiendo y que le urge. Le decimos que busque a A y se la pida. Decidimos darle una copia a B. Luego A nos habla y nos dice que no ha recibido la factura. Le decimos que se le envió a su correo y que también nos habló B para solicitarla. Nos confirma que no conoce a B y que ignora porqué nos la solicitaron de otro departamento. Finalmente nos habla C pidiendo una copia de la factura. Le decimos que ya tiene copia A y B, pero dice que ella es la encargada directa de solicitar las facturas y que de ahora en adelante se le envíen a C.

Hablemos de qué hacer cuando nos digan que lo que nos van a enviar es una factura electrónica. Lo principal es dejar claro quienes deben recibir el documento. El emisor debe de aceptar más de 1 cuenta de correo en función de asistir a su cliente y que los departamentos de tu empresa, ya sea contabilidad, compras, cuentas por pagar, tu asistente o tu mismo reciban el documento al momento de ser generado. De hecho, debería ofrecer un medio de recuperarlas, un sitio web donde podamos ingresar en cualquier momento para obtenerlas.

Segundo, debemos solicitar los datos de contacto del proveedor y del responsable en caso de que la factura electrónica no llegue en tiempo y forma. Es obligación del proveedor extender su servicio y generar en tiempo y forma, además de informar a sus clientes sobre el estatus de sus facturas. En muchos casos veremos como los proveedores tardan en agilizar estos procesos que ciertamente son nuevos dentro de su empresa. Así que recomiendo no deseperarse, pero al mismo tiempo presionar para que se pongan las pilas lo antes posible.

Tercero. Evitemos solicitar copia impresa de la misma. Si nos es imposible resistirnos a salir con nuestro papelito en la mano, pidamos el documento impreso pero hagamos un compromiso con nosotros mismos y solicitemos simultáneamente que la factura electrónica sea enviada a nuestros correos electrónicos. Luego, verificamos si efectivamente nos llegó, y si no, solicitemos el documento. Solo cuando hayamos visto que nuestra factura electrónica efectivamente nos fue entregada vía Internet empezaremos paulatinamente a confiar en el proceso. Créanme, el proceso debe funcionar, al menos técnicamente. Somos nosotros, las personas, quienes podemos hacer que fluya o que se detenga. Pongamos nuestro granito de arena y evitemos, hasta donde sea posible, solicitar una copia en papel y entrarle de lleno a la era digital.

Cuando se trata de compras corporativas, trabajemos en establecer procedimientos internos en nuestra empresa que nos permitan rastrear fácilmente las facturas electrónicas de nuestras compras y comunicarlos claramente a todas las áreas involucradas. A veces no siempre las compras salen de un solo departamento, pero si deben llegar a un solo lugar, o a varios. Con procedimientos claros, le ayudamos a nuestros proveedores a darnos un mejor servicio.

Aprovecho para recordar un importante aspecto técnico de la factura electrónica: éstas son documentos, en formato de lenguage de programación xml, que contienen todos los datos del comprobante fiscal digital. El formato xml (extended markup language) es el estandar establecido por el SAT. Normalmente recibimos una “representación gráfica” que podemos llamar “una vista entendible” del comprobante. Pero siempre que solicitemos y recibamos una factura electrónica, debemos recibir 2 documentos: el formato xml y la representación gráfica.

¿Qué hacemos si no recibimos el archivo en xml? Lo correcto es solicitarlo y resguardarlo, como si fuera el original. De hecho, es este el formato que debemos cargar para validar que el comprobante fiscal sea válido y no apócrifo.

¿Qué más podemos hacer? De entrada, analizar la manera de integrarlo a nuestros sistemas contables. Es decir, el formato xml de los comprobantes fiscales sigue un estándar y la misma lógica, no importa quién nos emita la factura. POr lo tanto, podemos empezar a pensar en la forma de diseñar una interfase que nos permita usar estos archivos xml para integrarlos a nuestros demás sistemas. ¿Para qué?, pues para facilitar el procesamiento de datos, eliminar capturas manuales y por tanto posibles errores de captura. Incluso para acelerar todo el ciclo de compras y pagos, como lo hacen las grandes empresas.

¿Parece difícil? No tanto. Hoy es posible hacer con nuestras PC y sistemas lo que antes era exclusivo de los grandes corporativos.

Es más. Si hoy existiera un servicio de recepción que me permita como receptor poder recibir todas mis facturas electrónicas en un solo lugar, revisarlas, luego mi contador bajarlas en un archivo zip para integrarlas a mis sistemas de forma automática, pagaría por usarlo. Y mi contador agradecería que también se pudiera integrar los datos para la generación del DIOT.

Cuidado. Estamos en riesgo de volvernos más eficientes. Al tiempo.

Daniel Zurita
Director en Factura360.com. Director en Fiorence.com Ingeniero Industrial y MBA.
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rafa falcon Julio 26, 2012 a las 15:11

Que tal Dani , eres un maestro del rollo fiscal , y ando muy asustado , por que tengo todo lo que va del año expidiendo facturas electronicas segun yo, y hasta ahora me estoy enterando del mentado xml, yo solamente puse el sello digital, la cadena original etc.. todos los datos que pide hacienda que debe llevar la factura , las hago en corel y las exporto en pdf , trabajo para varios corporativos y ABSOLUTAMENTE NADIE me habia solicitado este xml , hasta ahora , me preocupo por que entonces : ¿todo lo que he facturado no ha sido validado ?, no tengo ni idea de como sacar el archivo xml y ya todos hablan de el como un hecho , si me pudieras ayudar te vas al cielo con todo y secretario de hacienda y mira que esta cañon !!! saludos !!!!!

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Daniel Zurita Julio 26, 2012 a las 15:35

Hola Rafa. Necesitas contratar un servicio de facturación electrónica CFDI. De entrada te recomiendo el nuestro, factura360 (http://www.factura360.com). Entra al sitio, revisa de forma general lo que ofrecemos y si tienes más dudas, con gusto llámanos o escríbenos. Requieres tener tu certificado de sello digital (archivos .cer, .key y contraseña) para empezar a usarlo. Mira esta liga para ver cómo obtener tu certificado de sello digital.

Ya con tu sistema listo, tu siguiente factura generada será válida y podrás entregar tanto tu PDF como el XML a tus clientes. Pero todavía tenemos un problema que arreglar, tus facturas emitidas en lo que va del año. Te puedo decir que esas facturas no son válidas. Es más, tu situación es un tanto riesgosa, ya que podrías ser sancionado por el SAT por fraude fiscal.

Esas facturas no tienen validez y tus clientes no las pueden deducir. Tienes que cambiárselas. El único inconveniente es que las facturas saldrán con fecha actual, ya que no puedes generar facturas retroactivas. Pero no tienes otra más que contactar a cada uno y generar todas las facturas que hayas hecho con Corel. Entre más rápido mejor.

Espero haberte ayudado y poder irme al cielo (cuando muera, claro). Saludos!

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dario rosas Septiembre 18, 2012 a las 17:20

Quién te daba el servicio de facturación???, te debió haber dado el servicio de envío de xml’s.
Se me hace que estás confundioendo el comprobante fiscal.
SAT acaba de anunciar su servicio gratuito, búscalo en el portal.
Otro servicio gartuito, aunque todos los proveedores deberían ofrecerlo, es TRALIX, para mi ha sido bueno, la única restricción en su servicio gratuito es el formato de las facturas. De lo demás funciona perfecto, envío de xml, validación, etc.

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Javier Noviembre 19, 2010 a las 10:22

Hola,

Gracias por tu disponibilidad, y estare en la espera de lo que me puedas compartir.

El concepto que comentas del servicio integral, suena bien y como bien dices es un proyecto que los mas grandes tal vez lo puedan ofrecer, pero yo en lo personal no estaba pensando en una solución tan completa e integral, “mi idea”, por supuesto tomada de tu idea original, es solo la interfaz de manera que solo sea posible leer los xml y despues generar un txt en el formato adecuado para la la importacion en algunos de los software de contabilidad mas reconocidos y expandidos (ya todos sabemos cuales son).

Esta opción también creo puede ser válida, pero al final me dejas pensando, creo que a largo plazo (digo largo plazo porque en la practica bien sabemos que asi sera, pero me gustaria decir en el corto plazo), todo se debe resumir a ofrecernos un servicio integral como bien tu lo comentas y me parece que muchos contadores se quedaran sin trabajo o deberan bajar de forma drastica sus honorarios (que opinas de este punto, lo ves así?).

Un punto que no me queda claro en tu comentario:

“En mi caso, nosotros estamos desarrollando y utilizando ya una solución hecha en casa, hospedada en Internet, sistema contable web conectada automáticamente a un PACFD”.

La pregunta es como conectas con un PACFD, es un servicio gratuito?, hay condiciones de uso, tienes contratado un servicio y por ende te da el PACFD acceso a su interfaz para “conectarte” con sus servicios, puedes aclarar este punto por favor; Ya que yo entiendo que el servicio es gratutito cuando haces uso de su servicio que ellos ofrecen (entiendase una aplicación web/escritorio limitada en cuanto a funcionalidad), asi que no veo porque un PACFD te de acceso a su interfaz “gratuitamente”, si no va a recibir un beneficio economico de por medio, Ojo!, estoy hablando de lo que para mi son dos cosas totalmente diferentes, que un PACFD ofrezca el servicio gratuito que has comentado es por ley (aplicación limitada), y la otra que una aplicación externa pueda hacer uso de su API (interfaz) de manera gratuita.

Ojala me haya explicado bien, y me puedas aportar tu punto de vista de lo expuesto aqui.

Gracias

Saludos,
Javier

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admin Noviembre 19, 2010 a las 11:38

Hola Javier. No te creas. El corto plazo se puede volver largo. Tal vez pasen 2 años y todavía no veamos opciones reales para una integración de procesos, sobre todo a bajo costo. En mi experiencia personal, el PACFD se ha ocupado más por entender el negocio en el que está que en desarrollarlo, a veces incluso especulando un poco como resultado de ir de la mano con un poco claro SAT. Se han tardado en llegar a un grado aceptable de calidad y servicio al cliente. Tal vez ellos pongan de pretexto que este es un negocio nuevo, o culpen al SAT y adjudiquen su falta de prontitud a la curva de aprendizaje. Pero yo no lo creo así. Nunca hay que comprometer la calidad de lo que hacemos. O sirves bien, o no sirves. Una curva de aprendizaje de 5 años es demasiado, suena a pretexto.

No se puede generalizar, por supuesto. Pero para mi, los actuales PACFD, sobre todo los primeros (más expertos, mejor posicionados) perdieron una ENORME oportunidad, tanto de establecer parámetros de calidad y modelos de servicio. Incluso dominar el mercado ofreciendo la mejor calidad al menor precio. Ahí está el caso de éxito de Amazon, empresa que por muchos años estuvo perdiendo dinero, pero que le apostó al largo plazo. Su estrategia fue hacia el desarrollo innovador de su canal de venta y una arriesgada pero inteligente política de precios bajos. No dejaron que nadie los igualara en nada. Hoy Amazon es lo que es, el mayor web retailer del mundo, por esa inteligente (o afortunada y llena de suerte) visión de largo plazo en un momento donde se podía crear “el modelo”, justo al inicio o en el nacimiento de algo “tan nuevo”. Aquí pasó lo mismo, y nadie quiso copiar el modelo. Me hubiera gustado ver a un PACFD tipo Amazon, líder en captación, líder en servicio, estableciendo estándares de calidad y sobre todo derramando todo esto para beneficio de nosotros, de ti y de mi y de muchos otros que ya nos subimos al barco del CFD.

Por lo tanto, tenemos 31 PACFD al día de hoy, no todos llegarán a PAC, mucho menos desde el primero minuto del 2011. Y me temo que la mayoría saldrán igual que hace 5 años, muy lentos, muy acostumbrados al “ahí se va”, muy seguros de poder acaparar el mercado, más por su poder económico que por su compromiso con el servicio. Y si me equivoco, que mejor. Espero equivocarme y comprobar que estos 5 años no han pasado en balde.

En cuanto a los contadores, a su profesión, a su trabajo, yo creo que está cambiando más no desapareciendo. Van a tener que modernizarse, volverse consultores, expertos fiscales, expertos tecnológicos, aprender más en temas relacionados, finanzas, recursos humanos, y no simples capturistas y expertos en sumar como lo fueron en el pasado, como su nombre lo dice, expertos en contar. El contador que se quede sin trabajo es aquel que no quiera. Como sucede en un ambiente de competencia, los más fuertes saldrán adelante, haya o no nueva tecnología.

Te lo pongo así. El uso de computadoras les ha permitido a nuestros queridos contadores procesar más información en menor tiempo, lo que les permite tener más tiempo disponible, ergo, una mayor cartera de clientes. Esto ha permitido que un buen contador puede llevar decenas de contabilidades por él mismo, sin la necesidad de tener auxiliares. Pienso que la facturación electrónica no ha venido a cambiar nada, el contador tiene segura su chamba, siempre y cuando se ponga las pilas.

Sobre nuestra conexión al PACFD, nosotros le solicitamos a un PACFD una conexión vía webservice. Esto no tuvo costo en su momento, aunque tal vez ahora ya lo tenga. Recuerda que los PACFD no están obligados a ofrecer servicios gratuitos y que ésto cambiará a partir del próximo año con los PAC. Entonces, desde un principio hemos pagado por las facturas electrónicas que ellos generan y nos entregan. Nosotros generamos la información desde nuestro sistema, el webservice la entrega a sus servidores, ellos generan los CFD y nos regresan el xml que integramos en nuestro sistema contable en tiempo real y terminamos con la póliza de ingresos de forma automática. Pagué también por el diseño personalizado de mi factura. Así lo hago desde el año 2007. Y pensándolo bien, tal vez en el precio que pago por mis facturas viene incluido el costo del webservice.

Hasta el día de hoy no he sido informado de algún cambio en el esquema que utilizamos para el próximo año. Sin embargo, no creo que cambie mucho. Es arriesgado especular sobre cómo se ofrecerá la certificación gratuita. En cuanto haya información real, aquí la presentaremos.

Una vez más, gracias por participar. Saludos!

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Javier Noviembre 17, 2010 a las 17:50

Hola,

Me dejaste pensando con tu comentario:

“Es más. Si hoy existiera un servicio de recepción que me permita como receptor poder recibir todas mis facturas electrónicas en un solo lugar, revisarlas, luego mi contador bajarlas en un archivo zip para integrarlas a mis sistemas de forma automática, pagaría por usarlo. Y mi contador agradecería que también se pudiera integrar los datos para la generación del DIOT.”

Hay muchas cosas que aún no entiendo, las pymes que van a tener que hacer uso de los servicios de un PAC o PACFD (ya sea de modo gratuito o adquiriendo el servicio, entiendase pagando por el), como van a implementar este proceso de contabilizar automaticamente?, aqui si entra el hacer un desarrollo independiente (entiendase, software) que haga este proceso??, por ejemplo esto que tu comentas de leer los XML’s para posteriormente importarlos al software contable, humm, suena algo complejo y costoso también no crees. o me estoy liando mucho con esto, me puedes por favor dar alguna opinión al respecto.

Gracias

Saludos
Javier

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admin Noviembre 17, 2010 a las 18:34

Hola Javier. Pusiste el ojo en un punto que yo considero muy importante. Al menos debería llamar la atención de todos aquellos que buscan hacer negocio con el tema de la facturación electrónica, ya que por ahora se ha estado hablando de cómo, de qué forma, desde qué sistema emitir o generar facturas electrónicas, pero se ha dejado de lado el proceso de recibirlas.

En mi caso, mi negocio recibe cerca de 50 facturas por mes por todas nuestras compras y gastos. Como ya viene sucediendo, recibo por email algunas, otras en papel, otras entro a un portal a descargar. Recibir, confirmar, revisar y organizar los documentos de diferentes fuentes y en diferentes formatos y luego dárselas a mi contador toma tiempo y recursos. Ahora, imagínate que a “alguien” se le prendiera el foco y pudiera ofrecerte un “contenedor” virtual donde tu puedas solicitar que todos tus proveedores te envíen tus facturas electrónicas, y dentro de los servicios del contenedor estuviera el revisar la validez de los mismos, mostrártelos enlistados, saber si ya han sido revisados por tu contador (el cual tu ya le diste acceso), y poder reenviarlos, leerlos, incluso enviar acuse de recibo al proveedor.

Un servicio así sería muy útil, ya que él mismo se encarga de consolidar y organizar todos tus comprobantes fiscales digitales.

Por lo tanto, el paso a seguir por los fabricantes de software, después de resolver el tema de la emisión, es el de la recepción. Yo te aseguro que en el corto plazo veremos que en muchos paquetes de software contable habrá la opción de cargar los archivos xml uno por uno o incluso batch, ya que los xml son documentos estándar.

Definitivamente no es una tarea que deba de considerar el mircoempresario o el profesionista independiente, a menos que sea una empresa mediana o grande y que tenga los recursos para automatizar sus procesos. Todo esto debe llegar resuelto en una solución llave en mano lista para ser usado. Es algo que los PAC (hoy PACFD), los fabricantes de software y los emprendedores especializados en sistemas deberán desarrollar y luego ofrecer para su uso generalizado en los años por venir.

En mi caso, nosotros estamos desarrollando y utilizando ya una solución hecha en casa, hospedada en Internet, sistema contable web conectada automáticamente a un PACFD, registra los movimientos contables de cada factura electrónica emitida y además prepara el DIOT. Falta el poder procesar los xml, pero ya estamos en eso. Si gustas, cuando esté lista, con mucho gusto te la mostramos.

Saludos y gracias por participar.

Responder

Josue Camargo Noviembre 16, 2010 a las 13:46

Leyendo el último párrafo del post te quiero recomendar que te cheques misfacturas.net, ahi abres una cuenta y usando el email te permite guardar y validar todas tus facturas recibidas. El servicio esta ofrecido por un PACFD y además es gratis.

Responder

admin Noviembre 16, 2010 a las 14:29

Hola Josue. Gracias por tu recomendación. Saludos

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