Facturación electrónica: Recepción ¿Dolor de cabeza?

by Daniel Zurita on 3 marzo, 2013 · 0 comments

in Notas Generales

En nuestros procesos de negocio, como todos sabemos, la facturación electrónica también ha venido a cambiar la forma en que las empresas que reciben sus facturas por lo que compran, gasta y pagan, como en el caso del pago de comisiones por ventas.

Años después de que la facturación electrónica se estableció como la principal forma de generar comprobantes fiscales en México, muchas empresas siguen sin resolver adecuadamente el proceso de recepción de sus facturas.

¿Qué ha cambiado con respecto al pasado? En términos generales, ha cambiado la manera de enviar y recibir, es decir, de entrega y recepción de los comprobantes. Ahora también existe la necesidad de validar tanto los CFD como los CFDI, algo que en el pasado era imposible. Y finalmente, también se ha modificado la forma de resguardar los documentos, ya que ahora son electrónicos. Pero lo que no ha cambiado es que el proceso de emisión y recepción sigue siendo labor y responsabilidad del contribuyente.

Casi todas las empresas se han ido adaptado a estos nuevos procesos con el paso de los años. Sin embargo, existe un proceso clave que todavía sigue siendo dolor de cabeza para algunos de nosotros, empresarios y comerciantes. Estamos hablando del procesamiento de la información, de la captura de los datos. Después de validar los documentos, estos deben ser ingresados a los sistemas de administración y contabilidad de las empresas. Y muchos lo seguimos haciendo a mano.

Para ello requerimos de un pequeño ejército de personas, donde el tamaño de la “tropa” depende del volumen de documentos y número de proveedores. El proceso manual nos lleva a tener costos administrativos altos, errores de captura y sobre todo mucha prisa con los cierres mensuales y anuales. Para muchos de nosotros, la gran promesa de los beneficios de la facturación electrónica todavía no ha llegado.

Soluciones

¿Cómo podemos automatizar la recepción, es decir, la validación y posterior captura de datos?

Hasta ahora conocemos 2 formas populares para lograrlo. La primera consiste en desarrollar una interfase, un programa informático que permita la validación y posteriormente la carga de los archivos XML de los CFD y CFDI, para luego extraer los datos necesarios y ejecutar un proceso automatizado de carga directa a los sistemas de contables o ERP de la empresa. Para que esto sea posible, se requiere realizar trabajos de consultoría y desarrollo de sistemas en una primera etapa, y por supuesto el mantenimiento y actualización de los mismos a lo largo del tiempo. El costo de esto se debe evaluar versus el costo de procesamiento y captura de la información. Normalmente la automatización se paga en el corto-mediano plazo si la consultoría fue correctamente ejecutada.

En resumen, se requiere de consultoría y software.

La segunda consiste en producir facturas de forma masiva, partiendo de la información que tenemos de nuestros proveedores. Como si nosotros hiciéramos la facturación por ellos. Esto lo hemos visto, por ejemplo, cuando alguna empresa recibe facturas de su fuerza de ventas por el concepto de comisiones. Aquí las empresas generan la información necesaria para la emisión del comprobante y a entregan a un tercero para la generación de los comprobantes. Normalmente son los PACs (Proveedores Autorizados de Certificación) quienes proponen soluciones de este tipo y se encargan de todo.

Desafortunadamente la falta de experiencia y conocimiento o en algunos casos la falta de atención a los procesos de negocio o las prisas por resolver ésto le han pasado un alto costo a todos los involucrados en este tipo de soluciones. A continuación me explico.

Primero que nada, debemos entender que, a pesar de todo, sigue siendo responsabilidad de contribuyente la emisión de sus comprobantes fiscales, desde su alta en Hacienda, obtención de su FIEL, pasando por la obtención de sus Certificados, todo. Por lo tanto, cualquier solución masiva que provenga de un gran receptor, por ejemplo, una Aseguradora que recibe comprobantes de miles de agentes cada mes para el pago de comisiones, debe estar orientada a dejar dicha responsabilidad en las manos del emisor, es decir, en manos del agente de seguros. Y el caso de las aseguradoras es muy buen ejemplo por el hecho de que éstas tienden a consentir a sus agentes, y para ello, a veces les dan de más y tienden a tomar responsabilidades que no deben. Incluso, en algunos casos se ha sabido que el PAC realizar la obtención de los CSD a partir de la FIEL de los agentes.

Hablando del ejemplo de las aseguradoras, lo más común ha sido que éstas deciden dejarle al PAC todo el paquete, es decir, que le solucione todo el proceso de generación de comprobantes. Por supuesto, esto requiere que todos los agentes de seguros tengan actualizados y cargados en los servidores del PAC sus Certificados de Sello Digital (CSD) para poder generar los comprobantes. El PAC normalmente le ofrece a la compañía aseguradora 2 cosas: primero, la recepción de su información mensual para la emisión masiva de los comprobantes, y segundo, la administración de los CSD de los agentes.

El Costo

¿Cuál es el costo de este tipo de solución de recepción? El costo es muy alto. El riesgo también es alto. Analicemos. Primero, quitar la responsabilidad al agente de la obtención y resguardo de los certificados de los agentes comisionistas ha resultado en un costo muy alto ya que genera una dependencia de esta obligación legal. Ya no digamos el riesgo al asumir la responsabilidad legal de obtener certificados digitales de terceros junto con sus contraseñas. Esto es como si le pidiéramos a un tercero que tramite nuestra cuenta de banco, y que tenga nuestras tarjetas de débito, crédito y chequera firmada con cheques en blanco. Y que para disponer de dinero, tenemos que pedírselo. ¿A quién le daría usted tanto poder sobre su dinero?

Segundo, el gran receptor se amarra al 100% del PAC, en otras palabras, se atiene a las condiciones que el PAC imponga sobre su servicio. Por lo tanto, pensar en cambiar de proveedor cuando el servicio ha sido deficiente resulta imposible. Se requieren meses de planeación, campañas de información, equipos de soporte antes de abandonar un PAC. Y luego, si el PAC falla y no funciona su servicio, no hay facturas y no hay otra forma de obtenerlas. Ouch!

Si somos mal pensados, el PAC solamente ofrece una solución como ésta para amarrar el negocio. Si pensamos bien, el PAC no conoce del tema o no es capaz de ofrecer una solución que realmente le genere valor al proceso de negocio. Pero como suponemos, esto no es culpa del PAC, sino de nosotros que le dejamos todo el poder.

No seamos mal pensados. Mejor veamos cómo prevenir y luego solucionar este tipo de casos.

Primer paso: Entendiendo el Código Fiscal.

El primer paso es revisar el código fiscal. Éste nos dice que es obligación del contribuyente generar el comprobante fiscal. Es decir, está obligado a generar el XML. ¿Cómo lo puede generar? El código fiscal dice que para generarlo, puede comprar, arrendar o desarrollar un sistema que pueda generar el XML. Suponiendo que ya tiene un sistema y que ya generó el XML, entonces su siguiente obligación es enviarlo al PAC para que éste lo “timbre” como coloquialmente se le conoce a la validación y certificación del documento por parte de un proveedor autorizado.

Es decir, el contribuyente genera el xml, el PAC lo certifica. Punto.

Si se respetan los límites en las responsabilidades descrita para cada uno, el contribuyente tiene el control de su facturación, incluso la facultad de utilizar cuantos proveedores de certificación quiera. En términos de calidad en el servicio de timbrado, si un PAC no da un buen servicio, el contribuyente se puede ir a otro y listo.

Segundo paso: Software de generación de los XML

Entendiendo este principio básico, todo se resuelve más fácilmente. Aún cuando se trate de 10,000 agentes de seguros, la solución debe estar centrada en el control de los certificados y en la generación de los XML por ellos mismos, o en caso de una emisión masiva, por parte de la aseguradora. ¿Y el PAC? Bueno, como dice el dicho, “zapatero a tus zapatos”, es decir, el PAC a timbrar.

Durante todos estos años hemos visto en el PAC como el responsable total de la facturación electrónica y por lo tanto, el obligado natural para cederle nuestras facturas. Esto es totalmente falso e infundado. El PAC es el proveedor de certificación. La facturación, como en el pasado cuando hacíamos facturas en papel, sigue siendo y debe seguir siendo controlada por el contribuyente, por la empresa, por el departamento de facturación. La facturación es nuestra.

Nos conviene seguir controlando nuestra facturación. Y como ya dijimos, el código fiscal así lo establece. Entonces, ¿es esto posible? Por supuesto que sí. La respuesta es simple: se requiere de software.

¿Qué tipo de software? Del tipo que le permita al contribuyente generar los XML y enviarlos a certificar al PAC o PACs según lo requiera. O incluso utilizar varios PACs bajo un modelo de redundancia, donde si falla el servicio de uno, se usa el servicio de otros.

¿Qué PAC le ofrece a una empresa un servicio de facturación “redundante”, es decir, el respaldo de otro PAC por si el primero falla? Hasta donde sabemos, casi nadie lo hace.
Bueno. Se necesita software que no dependa del PAC. Y aunque existen muchas soluciones de software para éste fin en donde se incluyen muchas más cosas, entre más simple y enfocado sea el software en función a la facturación, seguramente será mejor y más económico. Y finalmente, el software se puede desarrollar en casa.

Por supuesto, la nueva tendencia de Software en la Nube, o SaaS (Software as a Service) ofrece mejores costos de adquisición y mantenimiento y es el ideal para contribuyentes con bajo volumen de facturación.

Y en el caso del ejemplo de la Aseguradora, el mismo software que utilizan sus agentes puede utilizarse para la emisión masiva de facturas, sin depender del PAC, pudiéndolas enviar al PAC que quiera.

No tenemos nada contra nuestros amigos los PACs, pero estamos en desacuerdo si éstos pretenden “adueñarse” de los procesos de facturación de las empresas y no se ponen en sus zapatos. Lo mejor es utilizar un software como factor de control, uno que no dependa del PAC y que además le ayude al contribuyente a conservar el control su facturación.

Tiene sentido, ¿no? Cualquier duda o comentario sobre éste tema, estoy a sus órdenes.

Daniel Zurita
Director en Factura360.com. Director en Fiorence.com Ingeniero Industrial y MBA.
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