De CFD a CFDI: Y ahora, ¿cómo le hacemos?

by Daniel Zurita on 13 Marzo, 2013 · 0 comments

in 2013

Como ya anticipamos que sucederá, un día de estos lo iniciaremos con la noticia de que ha sido incluido en alguna Miscelánea Fiscal que todos aquellos emitiendo CFD tendrán que cambiar al modelo CFDI. Y seguramente ahí se nos dará la fecha fatal. A decir verdad, esperamos que nos den de 6 a 12 meses para hacer el cambio.

Pero como muchos acostumbramos en este país, lo dejaremos para los últimos días. O también, habremos muchos que esperaremos prórrogas. O de plano, otros ni siquiera se van a enterar hasta que el plazo se ha cumplido.

Como es de esperarse, nuestra recomendación es no dejar pasar tiempo y planear el cambio con toda anticipación, al menos a nivel de plan de trabajo.

A continuación le proponemos tres ideas, tres aspectos que analizamos y que le puede ayudar en su plan de trabajo para esta importante migración, que aunque en papel suena sencilla, tiene sus puntos finos que conviene ser comprendidos.

1. ¿Seguimos con el mismo sistema o cambiamos a uno nuevo?
Esta es una de las preguntas más importantes que nos debemos hacer. Si se analiza con anticipación, este cambio le pueden ayudar a mejorar lo que hasta ahora ha conseguido en el tema de facturación electrónica dentro de su empresa.

Si su sistema actual es lo bastante robusto y confiable, y su proveedor también lo es, es muy probable que desee mantener el sistema actual. Sin embargo, a éste habrá que hacerle una actualización la cual su proveedor le cobrará. La mayoría de los proveedores de sistemas cobrarán por estos cambios. Usted debe evaluar entonces el costo de esta actualización y compararla contra la adquisición de otro sistema. Le deseamos buena suerte para que su proveedor no se mande, ya que como es lógico, usted está obligado. Y muchos se van a aprovechar de esta coyuntura.

¿Vale la pena considerar cambiar de sistema? La respuesta es SI, siempre y cuando haya beneficios claros para usted. Por ejemplo, si el sistema actual no es confiable (es decir, ha presentado fallas) o simplemente el proveedor del sistema lo ha atendido, o su servicio y soporte ha sido de baja calidad. O si el costo del sistema actual (tanto licencias de software como pólizas de mantenimiento) es muy elevado y quiere encontrar algo que mejore el costo y aumente el beneficio.

Nuestra sugerencia es que usted se tome el tiempo para obtener información sobre otros sistemas, cuyo modelo de operación le ofrezcan las siguientes ventajas:

– El software es más económico (licencias), también el mantenimiento y soporte, o mejor aún, ambos. Incluso un servicio donde las actualizaciones vienen incluidas en el precio por el uso del software.
– Es un modelo web, hospedado en la nube (cloud computing), el cual puede ser usado 24/7 desde cualquier locación o ubicación geográfica. A diferencia de un software instalado en un servidor local.
– Un servicio que ofrece redundancia al conectarse con más de un certificador (o PAC), para tener un mayor grado de confiabilidad en el servicio interrumpido de facturación.
– Un servicio totalmente independiente de un PAC el cual le brinde la ventaja de poder cambiar de certificador de comprobantes a su conveniencia.

Tal vez parece que lo más fácil es seguir con el sistema actual, que nos lo actualicen y luego pagar lo que nos quieran cobrar. Sin embargo, si usted tiene el tiempo, las ganas, y sobre todo la visión de mejorar sus procesos, sin duda darle una pensada en la antesala de este cambio en el código fiscal le puede traer más beneficios.

Finalmente tome en cuenta que ahora requerirá que su sistema actual se conecte a Internet para enviar sus facturas electrónicas a certificar.

2. Negociar los costos de certificación (o timbrado)
Hay proveedores de sistemas que ofrecen, dentro del costo de la licencia, que todas sus facturas CFDI no tendrán costo por timbrado. Demos un repaso a este concepto llamado “timbrado”

El timbrado es el proceso mediante el cual su factura electrónica adquiere validez legal. Usted crea su factura electrónica, la envía a una entidad certificadora (PAC o Proveedor Autorizado de Certificación) por medio de Internet, ellos la validan y la certifican. A estos 2 pasos se le conoce comúnmente como “timbrado”. Le añaden un pedacito de código, en donde viene por ejemplo, el folio fiscal. Y se la regresan. Por supuesto, entregan una copia del dicho documento al SAT y otra a UD. También le regresan un PDF, que es el documento que visualmente representa su comprobante fiscal digital, en una presentación entendible a nuestros ojos y que se parece mucho a las facturas del pasado.

Es decir, ahora usted tendrá que mandar a “timbrar” sus CFD, convirtiéndolos en CFDI. Y esto significa que usted tendrá que considerar agregar un costo por este servicio. Un costo que antes no tenía.

Como ya lo mencionamos arriba, hay sistemas que incluyen el costo de timbrado, siempre y cuando usted pague la licencia de software. Me imagino que en todos los casos, los fabricantes o proveedores de software marcarán restricciones, ya que resultaría incosteable para ellos que UD compre una licencia de, por ejemplo, 10,000 pesos, para que usted haga 1 millón de facturas al año.

Pero en la mayoría de los casos, usted deberá acordar con un PAC el costo por timbrado. Y creemos que este es el mejor camino a seguir si su volumen de documentos es alto, es decir, rebasa los 10,000 documentos al año. Le adelanto que actualmente en el mercado hay empresas que han obtenido costos de timbrado de hasta $0.10 (diez centavos) por documento tratándose de millones de facturas al año, lo cual es bajísimo. La mayoría se ubica en un costo de entre $0.30 y $0.40 (treinta y cuarenta centavos) por documento timbrado.

Haga cuentas. Compare el costo de un sistema todo incluido, por uno en donde usted pague por licencia y luego por timbrado de forma separada. No piense que el todo incluido es más barato, muchas veces no lo es. Y cada situación es diferente. Existen alrededor de 60 PACs con quien usted puede preguntar el costo por timbrado.

Por cierto, también los PACs le van a ofrecer todo el servicio, desde un sistema de generación del CFDI incluido el timbrado. Esto sólo es recomendable si su volumen es bajo y si su facturación no es un proceso crítico en su operación. La razón es simple: el costo de generación y timbrado es mucho mayor (empieza en $1.00 y puede subir hasta $10.00 o más) que el de sólo timbrado. Y por otro lado, dejar en manos del PAC nuestra facturación sin tener un timbrador de respaldo nos puede amarrar a un solo PAC. Y cuando este PAC falle o no tenga disponibilidad de servicio, a usted le puede dar mucho coraje y enojo no poder generar una factura.

3. No dejar todo hasta el final.

Aunque pueda parecer que hay mucha oferta allá afuera, la verdad es que no todos los proveedores podrán atender la demanda si esta ocurre de forma desordenada y acumulada. Es decir, estamos hablando de cientos de miles de emisores de CFD que harán el cambio. No hay forma en que todos sean atendidos en la última semana antes de la entrada en vigor del cambio. Vamos, ni siquiera en el último mes.

Aunque usted sea un muy buen cliente, con tanto trabajo, tal vez su proveedor no lo atienda cuando usted lo llame. Y no porque no quiera, sino porque no puede. Este será otro factor a considerar cuando haga su plan de trabajo. En resumen, no le conviene aplazar este cambio.

Inmediatamente se publique, le recomendamos revisar la Miscelánea Fiscal, hablar con su contador o fiscalista, y empezar a trabajar.

Reflexionar sobre los 3 puntos arriba mencionados debe ser un muy buen ejercicio que le permitirá, al menos de forma conceptual, anticiparse y beneficiarse al máximo de este cambio.

Finalmente les comentamos que nuestro sistema factura360 (www.factura360.com) es una muy buena opción si usted decide cambiar su sistema actual y optar por un sistema ofrecido como servicio. Nuestro sistema es independiente y realiza el timbrado con más de un PAC, lo cual le garantiza el servicio de timbrado todo el tiempo.

Y ahora también estamos ofreciendo nuestro software para que usted lo adquiera y lo instale en sus servidores web. El mismo software que utilizan nuestros usuarios individuales, usted lo puede utilizar de forma independiente. Ya sea que usted lo utilice únicamente para su empresa, o también para todas sus empresas, usted puede generar los accesos a cada una de ellas de forma independiente bajo el mismo sistema. Esto es muy conveniente si usted tiene varias razones sociales (varios RFC) o si opera bajo un sistema de vendedores comisionistas donde requiere que ellos le entreguen comprobantes fiscales por sus comisiones de ventas.

Por supuesto, el software también se ofrece directamente a cualquier PAC que lo requiera.

Para más información, consulte www.factura360.com

Daniel Zurita
Director en Factura360.com. Director en Fiorence.com Ingeniero Industrial y MBA.
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