Contabilidad Electrónica del SAT: La recta final del 2014

by Daniel Zurita on 23 Septiembre, 2014 · 1 comment

in 2014,Notas Generales

Regreso a publicar en nuestro blog después de una ausencia de algunos meses. Tomar esta aparente distancia permite ver con mejor perspectiva tanto el pasado como el futuro de la factura electrónica en México.

En estos meses hemos visto como se incorporaron al esquema tanto el recibo de nómina digital como el complemento para notarios. Y también hemos visto como poco a poco las personas se ven acorraladas para incorporarse a la formalidad, a veces a empujones por parte de la autoridad y también a veces con promesas de condonaciones de impuestos en los primeros años dentro del nuevo régimen de incorporación fiscal. Una fuerte campaña en medios está invitando a los “informales” a volverse “formales” y donde se están ofreciendo también beneficios y tratos especiales.

Y la cereza del pastel para este 2014 son los nuevos reportes de contabilidad electrónica que debemos enviar al SAT a partir del 2015, tanto personas físicas y morales.

Los reportes en sí no son complejos, pero tampoco tan sencillos como para hacerse a mano. Son reportes en formato xml con una estructura especial. Solo se debe enviar mensualmente la balanza de comprobación y una sola vez el catálogo de cuentas contables mientras no cambiemos nuestras cuentas, en todo caso se debe volver a enviar con los últimos cambios. Por último, se tiene que tener listo el tercer reporte que consiste en todas las pólizas contables, como un listado del Libro Diario, solo en caso de que el SAT lo requiera.

El formato del reporte sigue principios similares de estructura que los archivos xml de las facturas electrónicas: con base en una estructura definida por el Anexo 24, se deben acomodar todos los datos requeridos por el SAT correspondiente a la balanza, al catálogo y a las pólizas.

La buena noticia es que dichos reportes no se debe enviar a certificar o timbrar (al menos por ahora). Ya de por sí que un tercero “vea” todas nuestras facturas y recibos, tener que mostrar nuestra contabilidad me parece un exceso. No dudo de los marcos jurídicos. Dudo de la aplicación de ellos, de su efectividad y del grado de certidumbre jurídica efectiva en nuestro país. No dudo tampoco de los mecanismos de seguridad de los certificadores (PACs o Auxiliares, como quieran llamarse), pero sí de algún empleado mañosos y mal pagado que haga de las suyas y que suelte información de forma indebida, como pasa todos los días en cualquier lugar.

En fin, la contabilidad electrónica ligada a la facturación electrónica era buscada, anhelada y pretendida por el SAT desde el año 2007 cuando publicaron una obligación que decía que cada factura electrónica llegara automáticamente a la contabilidad al momento de la emisión o generación del comprobante. Después lo quitaron de la ley, por ser una regla muy difícil de cumplir. Siete años después regresamos al mismo punto, pero ahora partiendo de los sistemas contables de los contribuyentes, los cuales deben ser modificados para que cada asiento contable tenga una relación del comprobante fiscal digital que lo soporte o justifique. Esto implica que todos los CFDI deberán poder ser insertados, incluidos, importados y relacionados dentro del sistema contable del contribuyente.

Vaya tarea se viene para las personas y sus contadores.

Para el consuelo de muchos y los de siempre, todavía está por verse si el SAT, como cada fin de año, nos sorprende con alguna prórroga. Yo creo que muchísimos contadores están esperando dicha prórroga y por eso es que no hay mucho ruido al respecto. Este es un tema que en lo que concierne a la implementación afecta más a los contadores que a los contribuyentes. En todo caso, el contador deberá trasladar, compartir o absorber los costos que implica tener un total orden en la contabilidad de sus clientes, con procesos al día y en tiempo real que parten desde las compras, los inventarios, las ventas, la recepción de todos los CFDI, su validación, su relación automatizada a la contabilidad y ya con todo esto, generar los nuevos reportes contables electrónicos para el SAT.

Pero tal vez no haya más prórrogas. Luis y Aristóteles (Videgaray y Núñez) han mostrado ser muy técnicos e intensamente rudos al mismo tiempo. Lo peor de los dos mundos. Ya se verá.

En otro artículo quiero tocar el tema del “marcaje fiscal” que el SAT está logrando de todos nosotros con el cruce de datos e información, en donde prácticamente saben cuánto recibimos, cuánto gastamos, cuánto debemos. Mientras todo esto es una realidad, quiero enfocarme a la necesidad que surge en todas las empresas y en todos los departamentos de contabilidad para lograr un efectivo control de la información.

Muchos contadores (externos y dentro de empresas) siguen sin resolver de forma efectiva el flujo eficiente de los CFDI, ya sean facturas emitidas, recibidas e incluso recibos de nómina. Y muchos están atorados con el manejo manual de los documentos.

De hecho, muchísimos todavía imprimen las facturas electrónicas, ya sea para guardarlas en papel, para revisar una por una y cotejar, para hacer las pólizas contables una a una, para asegurarse de que tienen todas las facturas en sus manos, o por todas estas razones juntas. Mi propia contadora hace las pólizas contables con los PDF impresos y en la mano. Increíble que en tiempos del XML, se siga dependiendo del papel. Pero bueno, esto está por cambiar, ya verán por qué.

Las facturas electrónicas no se deberían imprimir. Pero se siguen imprimiendo, ya que de otra forma la gestión de los CFDI se vuelve imposible para los contadores.
¿La razón? primero, por costumbre: vaya que cuesta trabajo cambiar y mucho más si tenemos que adoptar tecnología. Y segundo, porque no cuentan con las herramientas electrónicas para facilitar las siguientes tareas:

1. Recepción electrónica automática de los CFDI en un solo lugar, con acceso tanto al contribuyente como al contador.
2. Orden y listado de todos los CFDI, por mes, por proveedor o cliente, por tipo de comprobante, en carpetas perfectamente ordenadas.
3. Validación ante el SAT de la vigencia y validez de los comprobantes, ya sea uno a uno o por lotes.
4. Visor de documentos electrónicos para revisarlos en pantalla, o en su defecto, un sistema que extraiga los datos de los CFDI de forma automática para mostrarlos al momento de hacer la contabilidad.

Como me lo comentaba hace unos días un amable lector del blog, los CFDI se reciben por distintas personas en distintos departamentos, a veces duplicados, a veces solo el xml, a veces solo el PDF, a veces en más de un correo electrónico y en distintos departamentos de una misma empresa. Incluso, un mismo despacho contable puede recibir miles de archivos al mes, teniendo enfrente la engorrosa tarea de dividirlos, clasificarlos, ordenarlos, validarlos, ponerlos en carpetas. Y juntar todo, ordenar todo, validar todo, uno a uno, es una labor titánica, engorrosa, costosa por el tiempo y recurso invertido. Hacerlo con 10 facturas al mes no es tanto problema, pero para aquellos a partir de 100 facturas de compras al mes, ya se empieza a complicar. Aquellos con 300, 500 o 1000 facturas de compras, se dan de topes en la pared.

EN un artículo que publiqué en el año 2010 ya mencionaba sobre este tema y sugería hace 4 años de la necesidad de mejor tecnología para poder tener un control total de estos documentos. Y ahora con la contabilidad electrónica, la necesidad se ha vuelto una urgencia impostergable.

En mi próximo artículo hablaremos de este tema.

Por lo pronto, aquí unos vínculos muy útiles para conocer más sobre contabilidad electrónica.

¿Qué es la Contabilidad Electrónica del SAT? http://www.sat.gob.mx/fichas_tematicas/buzon_tributario/Paginas/contabilidad_electronica.aspx
Anexo 24

ACTUALIZACIÓN IMPORTANTE: El pasado 1° de Noviembre abrimos nuestra solución de Recepción y Validación automática de CFDI, llamdada Conta360 (www.conta360.com). A través de envíos por email de todos sus CFDI al sistema, Conta360 recibe tus CFDI, los revisa, ve que no estén duplicados, los valida ante el SAT y los guarda en el sistema, clasificados por tipo de comprobante. Al mismo tiempo, los envía a Dropbox (debes tener una cuenta en esta plataforma), para que al mismo tiempo que los procesamos y validamos, los enviamos a la PC de tu preferencia, pudiendo ser la PC de tu contador, la tuya o ambas (si tienes dropbox en tu celular, también las puedes ver ahí, xml y pdf). Las entregamos ordenadas por carpetas: año, mes, tipo de comprobante, RFC. Todo en tiempo real, en unos cuantos minutos.

Además, te damos en pantalla tus totales del mes corriente y anterior de tus facturas, compras, ventas, gastos y te decimos cómo vas en tu IVA.

Tenemos el sistema abierto para que todos los interesados lo prueben a partir de hoy. Pueden registrarse en Conta360 aquí: https://conta360.com/admin/

Si te gusta, lo contratas y pagas, si no te gusta o no te funciona, lo dejas sin compromiso. Así de simple.

Daniel Zurita
Director en Factura360.com. Director en Fiorence.com Ingeniero Industrial y MBA.
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Salvador Septiembre 24, 2014 a las 8:40

Estimado Daniel, agradezco mucho sus articulos en este blog.
Mas de una ocasion me ha sacado de dudas.

Este comentario es para esto, agradecer su tiempo y espacio.

Recia un cordial Saludo.

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