¿Es posible automatizar la gestión de los CFDI, desde su emisón hasta su integración en la contabilidad?

by Daniel Zurita on 24 septiembre, 2014 · 6 comments

in 2014

Quiero platicarles dos casos. Primero les cuento la historia de la contadora Loly, quien es mi propia contadora y a la cual le he cambiado el nombre real, para mantener su identidad en total anonimato.

Ella, además de llevar mi contabilidad, lleva cerca de 30 contabilidades de otras personas. Para la organización de todos los comprobantes fiscales digitales de sus clientes, ella creo una cuenta de correo electrónico para cada uno de ellos donde les pide que le envíen todos sus comprobantes, facturas por ventas, por compras, recibos de nómina, xml, pdf, todo. Antes nos pedía que se los enviaran antes de terminar el mes. Pero últimamente nos pidió envíos semanales, ya que simplemente no le da tiempo de hacer todo al final del mes, como antes. En total, recibe al mes alrededor de 1000 facturas por ventas, 2000 por compras y cerca de 600 recibos de nómina digitales.

Por supuesto, ella cuenta con la ayuda de un par de chicas muy dedicadas. Sin embargo, este año tuvo que contratar una persona más que exclusivamente realiza las siguientes tareas:

1. Todos los días abre todas las cuentas de correo para extraer los XML y PDF de los clientes.

2. Revisa que no esté duplicados. Par esto, baja todos los archivos y los abre uno por uno. Y hace una relación manual en Excel, donde extrae una serie de datos del XML que le permite, más o menos, llevar un control de qué le va enviando cada cliente. Esto le toma medio día.

3. Los valida manualmente en el portal del SAT. En un estudio reciente identificamos que pudo validar en promedio 7 comprobantes por hora, no más de 20 en medio día. Por lo tanto, no se están validando todos los comprobantes. Es más, primero valida aquellos comprobantes efectivamente emitidos por ventas y cancelados (está prohibido hacer una póliza de ingresos de un CFDI cancelado). Luego trata de validar lo demás, como puede, cuando puede. Para esto, recibe ayuda de una persona más, y aún así, no les da tiempo.

4. Una vez validados, los almacena en carpetas, donde va creando nuevas carpetas para cada cliente, proveedor y empleado.

5. Finalmente todo lo guarda en un USB y lo respalda localmente en su laptop. Y entrega el USB a mi contadora cada lunes.

El costo de todas estas tareas equivale a 1.5 veces el salario de una auxiliar contable. En el caso de mi contadora, el gasto anual de la nueva persona más el tiempo extra de la segunda persona supera los 100,000 pesos. Un costo altísimo para una tarea no siempre lograda a tiempo, con errores, con omisiones.

El segundo caso que les quiero platicar es el de un Subgerente de Finanzas en una importante empresa. Para contarles esta historia, mejor copio y pego lo que amablemente nos compartió hace unos días:

“Que tal, mira trabajo en el área de finanzas de una maquiladora, la cual tiene la particularidad de tener un muy bajo volumen de facturación, en nuestro caso 2 o 3 facturas mensuales, pero tenemos un altísimo volumen de proveedores nacionales que nos facturan en promedio 200 a 300 facturas mensuales. Tenemos un departamento de compras que cotiza y emite órdenes de compra con los proveedores autorizados, luego nuestros proveedores nos envían la factura en formato xml y PDF a nuestro correo electrónico a veces al oficialmente designado para este fin, otras al correo del asistente contable y otras al correo del contacto que requirió el servicio o producto y otras tantas veces, a todos los anteriores, y en ocasiones repetidas la misma factura, por eso de “para estar seguro que la recibiste” o “es que no me has confirmado de recibido”. Recibimos facturación en pesos y dólares, el asistente contable tiene descargar los xml y PDF’s de
su correo (MS Outlook), clasificarlos por tipo de moneda, fecha, para luego subir esto a nuestro Sistema, y poder pagar a nuestros proveedores”

En este segundo caso, estimo un costo mayor. Y al final, estos costos le pegan a la utilidad de nuestros negocios. O ¿a poco creen que mi contadora no me iba a aumentar sus honorarios para cubrir con esto?

La pregunta de fondo es: ¿Por qué terminamos gastando más con la facturación electrónica? ¿Dónde quedó la promesa de la facturación electrónica sobre el ahorro, la eficiencia, la rapidez?

Lamentablemente, esta promesa no se ha cumplido para todos o peor aún, es muy difícil de ver por parte de la gente. Muy pocos pueden decir que ahorran y que el formato actual es más económico que el anterior (facturas en papel). Si bien los gastos de envío de las facturas en papel si han sido eliminados, esto solo afecta a aquellos que compran y venden con proveedores fuera de su ciudad. Para todos los demás, el gasto es mayor y no se ven los ahorros. Ya lo mencioné con anterioridad, el desgastado discurso del “ahorro de papel” es un mito: Todos los días se siguen imprimiendo las facturas, y si no lo hace el contribuyente en su empresa para control interno o le pide una impresión del PDF a sus proveedores, lo hacen muchos contadores para ayudarse a hacer la contabilidad y para seguir guardando los papeles en recopiladores.

Y si el volumen de documentos ronda los 200-300 o más al mes, la tarea de gestionar física y electrónicamente todo esto se vuelve prácticamente imposible.

Les pregunto: ¿ustedes están viviendo un caso similar?

Si para ustedes esto no es problema, los felicito. Pero lamentablemente habemos muchos con una situación similar a las ya mencionadas. De ser así, les tengo noticias.

Primero, hay que decir que existen modelos de manejo electrónico de recepción de comprobantes que automatizan estos procesos, desde las órdenes de compra hasta los departamentos contables. Esto no es nuevo. Lo malo de la mayoría de estos servicios es que la mayoría son muy caros y solo al alcance de grandes empresas, que terminan pagando grandes cantidades de dinero para justificar la automatización. Es decir, adoptar tecnología, aunque soluciona, sigue siendo caro y fuera del alcance de la mayoría de nosotros.

Entonces, ¿qué pueden hacer empresas medianas a pequeñas y/o despachos contables? ¿Están condenados a la gestión manual del CFDI, del cual México es un ejemplo de vanguardia y modernidad?

En pocos días estaré publicando sobre la puesta en marcha de un nuevo sistema que resolverá todo esto de forma eficiente y económica, por fin. Le servirá a contribuyentes chicos, medianos, grandes, contadores y en general a todos aquellos que no quieren perder un segundo más en ninguna de las tareas arriba mencionadas. Todo automatizado, eficiente y en tiempo real. Todo asistido con programas inteligentes y útiles, algunos incluso gratuitos. Solo se ha requerido integrarlos y modificarlos un poco para volverlos poderosos.

AL tiempo.

ACTUALIZACIÓN IMPORTANTE: El pasado 1° de Noviembre abrimos nuestra solución de Recepción y Validación automática de CFDI, llamdada Conta360 (www.conta360.com). A través de envíos por email de todos sus CFDI al sistema, Conta360 recibe tus CFDI, los revisa, ve que no estén duplicados, los valida ante el SAT y los guarda en el sistema, clasificados por tipo de comprobante. Al mismo tiempo, los envía a Dropbox (debes tener una cuenta en esta plataforma), para que al mismo tiempo que los procesamos y validamos, los enviamos a la PC de tu preferencia, pudiendo ser la PC de tu contador, la tuya o ambas (si tienes dropbox en tu celular, también las puedes ver ahí, xml y pdf). Las entregamos ordenadas por carpetas: año, mes, tipo de comprobante, RFC. Todo en tiempo real, en unos cuantos minutos.

Además, te damos en pantalla tus totales del mes corriente y anterior de tus facturas, compras, ventas, gastos y te decimos cómo vas en tu IVA.

Tenemos el sistema abierto para que todos los interesados lo prueben a partir de hoy. Pueden registrarse en Conta360 aquí: https://conta360.com/admin/

Si te gusta, lo contratas y pagas, si no te gusta o no te funciona, lo dejas sin compromiso. Así de simple.

Daniel Zurita
Director en Factura360.com. Director en Fiorence.com Ingeniero Industrial y MBA.
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{ 6 comments… read them below or add one }

Tere octubre 21, 2014 a las 19:24

Hola¡ Lei sus articulos y me agradaron.
Quisiera saber si usted ya cuenta con esa herramienta automatica donde se resuelve en gran medida la verificacion de la vigencia y validacion de forma y sintaxis de acuerdo al anexo 20. donde tambien esta herramienta se vuelve una ayuda real para el contador ya que todo esta en linea.
Me gustaria contactarlo e intercambiar algunas opiniones y soluciones al respecto.

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Daniel Zurita octubre 29, 2014 a las 10:15

Hola Tere. Si, ya la tenemos. La vamos a lanzar al público en unos días más. Por favor escríbenos por nuestro formulario de contacto para que uno de los chicos te llame y se ponga de acuerdo contigo. Otra cosa, lo vamos a lanzar totalmente sin costo por introducción. La idea es que lo pruebes, y si te gusta, lo pagues. 🙂

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Jesús Bencomo octubre 13, 2014 a las 9:45

Excelente artículo. Soy Distribuidor Maestro de un PAC, por lo tanto soy proveedor de servicios de facturación electrónica, también soy proveedor de software empresarial que incluyen contabilidad y nómina electrónicas. Por lo que estoy muy interesado en la solución que propone usted en su artículo. Quisiera saber si existe la posibilidad de ofrecer su solución a mis clientes.

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Daniel Zurita octubre 29, 2014 a las 11:16

Hola Jesús. Por supuesto. En unos días más te daremos la página para que te registres y lo pruebes. O lo prueben tus clientes. De hecho, por introducción se ofrecerá sin costo. Y si les gusta, ya lo pagan. Y te podemos dar comisión. Solo toma en cuenta que los precios serán bajos, por lo tanto, tal vez no haya “tanta” comisión en una venta, sino el beneficio será al colocarlo en muchos lados, sobre todo en despachos contables. La idea de ofrecer un servicio económico es que muchas personas lo usen, muchos contadores se beneficien. Como bien lo sabes, existen los dos lados de la moneda: por un lado, hay oportunidad de vender y hacer negocio, pero por el otro hay gente que ahora tiene que pagar por algo que antes no lo hacía. Los contadores están vueltos locos con toda la gestión del CFDI. Ahí es donde entramos nosotros con esta solución. Y la ponemos a tus órdenes.

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Jesús Bencomo octubre 29, 2014 a las 16:01

Muchas gracias, quedo a la espera de la información para ver que podemos concretar.

Gabriela Plazola septiembre 24, 2014 a las 22:50

Hola Daniel,

Creo que son distintos los costos por emisión de factura y los costos de contabilidad.

Cada vez más aparecen soluciones de bajo costo que ya les facilitan tareas para la contabilidad. Parece que ya no ven “horribles” los XML’s, sino que se dan cuenta que pueden interpretarse, obtener información, facilitar el trabajo de los contables.

Estoy convencida que la contabilidad electrónica colabora en este punto.

Los contribuyentes queremos eficientar, pero los contables están dispuestos a dejar de capturar?, estan dispuestos a cambiar de tecnología? … por el bien de todos, espero que sí,

Saludos

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