Descarga Masiva de CFDI ¿Es correcto llevar la contabilidad con base en lo que tiene el SAT?

by Daniel Zurita on 15 Octubre, 2014 · 11 comments

in 2014

Hace unos días me invitaron a un curso con duración de medio día dirigido a contadores sobre el tema ya conocido por todos referente a los nuevos reportes de Contabilidad Electrónica que nos va pedir el SAT.

Me llamó la atención cómo el ponente del curso hizo mención al hecho real de poder descargar todos los XML (sin los PDF) desde el portal del SAT. La intención del comentario fue en sentido de que ahora ya no hay pretexto para retardar la contabilidad. Es decir, sugirió a los contadores hacer las pólizas de ingresos y gastos con base en los xml que tiene el SAT del contribuyente cuando este último se tarde en entregarles los comprobantes fiscales.

Yo no soy contador. Y la verdad no quise meter el desorden ahí entre puros contadores. Por lo que no levanté la mano y no pregunté. Terminando el curso aproveché para platicar con un par de contadores que conozco a quien si les formulé mi pregunta: ¿Es correcto llevar la contabilidad con base en lo que tiene el SAT y no en lo que nos da nuestro cliente, el contribuyente?

Los dos contadores a los que les pregunté se me quedaron viendo, en silencio, pensando por unos instantes su respuesta. Pasaban los segundos y la respuesta no llegaba. Pensé entonces que no me había explicado bien y volví a tomar la palabra.

“Es decir, que tal si por error me hacen una factura de una compra que yo no hice. Y esa la tiene el SAT pero yo no. Es más, que tal si de mala fe alguien empieza a solicitar facturas a mi nombre dando mi RFC y yo ni enterado”.

“O qué tal si mi factura tiene un error. Eso ya me ha pasado antes. Mi RFC termina con los 3 caracteres LG0 (cero) cuando en algunas ocasiones mi proveedor pone la letra O mayúscula en lugar del cero. La factura existe, es real, es válida (ahorita les cuento qué pasó finalmente con estas facturas) según el SAT, pero cuando entro a buscarla, el SAT no me la muestra”.

“En ambos casos, los XML del SAT no reflejan lo que mis registros dicen que llevo facturado, gastado y comprado”.

Y entonces uno de los contadores dijo: “Efectivamente, no es correcto, y tienes que hacerlo únicamente con lo que el contribuyente te entrega”. Y el otro contador dijo sonriendo: “De verdad que creemos que sabemos todo, y no sabemos nada”.

Con sus respuestas me queda clara una cosa.

Los años pasan y nosotros no estamos entendiendo de qué se trata la facturación electrónica. No vemos el fondo. No entendemos cómo usarla a nuestro favor ni cómo sacarle provecho. Y la autoridad no atina en dar un sustento real a este gran cambio.

¿Se acuerdan de la idea de que la facturación electrónica iba a salvar árboles? Nos debe quedar claro ya que no se ha salvado ningún árbol. Y que muchas facturas se siguen imprimiendo. Incluso hay quienes imprimen doble, en papel bond, incluidos PDF y XML. Hay contadores que prefieren imprimir y de ahí hacer las pólizas, terminando por hacer lo mismo que han hecho toda su vida. Entonces, ¿dónde quedó la modernidad del CFDI?

Incluso, este último debate sobre dejar la responsabilidad al contribuyente para generar sus facturas tiene un giro no deseado: ha salido el SAT a decir que si el contribuyente solicita se le entregue su factura al momento de su compra, se le debe dar obligatoriamente. Por lo tanto, se va a terminar imprimiendo el PDF. ¿Dónde quedó la idea de salvar árboles?

Nunca fueron los árboles. Tampoco ha sido el ahorro en gastos de facturación (solo los grandes emisores con grandes sistemas han “ahorrado”). Tampoco fue el mejorar los procesos.

Hablando de los procesos, los contadores ya se dieron cuenta no pueden validar todos los CFDi de sus clientes. Simplemente no da tiempo. Y pagar por una herramienta de validación masiva, algo que si se puede hacer, tira el argumento del ahorro (a menos que sea realmente económica). Pero todo esto significa tiempo-hombre-máquina invertido en facturar, recibir, ordenar (por cliente o proveedor y fecha), validar y luego enviar al contador todas las facturas. ¿Quién tiene el tiempo para hacer todo esto? La verdad es que casi nadie lo hace como debe ser y tanto los contribuyentes como los contadores se echan la bolita para hacer esto. Por cierto, mi contadora ya me dijo que yo valide. Y yo ya le dije que si yo valido mis CFDI entonces ella me tiene que pagar a mi y no yo a ella.

Los procesos no han mejorado porque no ha llegado tecnología que le ayude a las personas a facilitar todo esto.

Los Auxiliares en Facturación (PACs) en su mayoría se enfocan a vender facturas y timbres. Casi ninguno contribuye a facilitar este proceso. Y algunos que si lo hacen, tienen soluciones (no siempre muy buenas) muy caras y solo para grandes emisores y empresas. Para la mayoría de los PACs, el contribuyente chiquito es una lata, no es negocio, y por eso nunca lo van a atender, mucho menos escuchar.

Y regresando al tema del artículo, es un grave error tomar como base los XML que tiene el SAT, ya que pueden haber muchos errores e inconsistencias entre lo que tiene el SAT y lo que tiene el contribuyente.

¡Aguas con esas descargas masivas! Aguas con los sistemas o servicios que le ofrecen al contador partir de lo que tiene el SAT. Fundamentalmente esto es incorrecto y puede ser un dolor de cabeza además de implicar tener problemas fiscales no partir de lo que declara el contribuyente. La contabilidad, así como la declaración de impuestos parten del contribuyente, de lo que vendió y compró. Y solamente él sabe lo que efectivamente compró y vendió. No el SAT, nunca será el SAT.

¿Por qué no mejor darle al contribuyente una herramienta que le permita entregar, en tiempo real, validadas y ordenadas, directo en su computadora, todas las facturas de compras, ventas, gastos, notas de crédito y recibos de nómina? Eso es lo que si hace falta. Aprovechar todos los beneficios de contar con un archivo xml y así automatizar todas estas tareas.

Y entonces sí, darle el poder al contribuyente para poder tener a la mano y en tiempo real, es decir, al día, la situación financiera de su negocio. Cuando lleguemos aquí, es cuando habremos entendido qué es la facturación electrónica.

Solo para terminar les cuento qué sucedió con mis facturas con mi RFC erróneo. Resulta que el SAT si las tiene, y las muestra como válidas. Lo malo es que el SAT no nos las muestra en nuestro Portal Tributario debido a que tienen el RFC erróneo. ¿Cómo es que el SAT permite hacer facturas a RFCs que no existen? La respuesta está en los PACs. Es una pena el darnos cuenta que el certificador y el sistema que utiliza nuestro proveedor no verifica la validez y existencia del RFC receptor.

El SAT deja esta tarea al PAC. Pero este PAC no lo está haciendo. ¿Quieren saber qué PAC es?

Daniel Zurita
Director en Factura360.com. Director en Fiorence.com Ingeniero Industrial y MBA.
Daniel Zurita
Daniel Zurita
Daniel Zurita
Daniel Zurita

Latest posts by Daniel Zurita (see all)

{ 11 comments… read them below or add one }

isa Octubre 8, 2015 a las 8:33

Buenas tardes,

un proveedor puso mal mi rfc y me acabo de dar cuenta son bastantes facturas de todo el año 2015 y anteriores, aquí que procede hacer? el proveedor me podrá re facturar??

Responder

Daniel Zurita Octubre 8, 2015 a las 17:57

Hola ISA. Habla con tu proveedor para arreglar esta situación. Independientemente de quién es responsable del error, si no lo corriges, no podrás deducir tus facturas. Tu proveedor podría cancelarlas y volverlas a hacer, eso es claro. Pero si no fue su culpa, tal vez se resista, o hasta te cobre por el trabajo. Suerte.

Responder

carlos Febrero 9, 2015 a las 17:55

creo que la contabilidad es mas complicada de lo que nuestros gobernantes piensan , yo quisiera saber si el sat tiene el personal calificado y entrenado para verificar la contabilidad de todas las empresas que estaran obligadas a mandarla via buzon tributario ya que a veces no son capaces de resolver una duda por telefono y muchas veces en revision de gabinete tardan dias en entender el proceso contable interno de la empresa , pienso que estan pasando toda la carga al contribuyente y esto esta siendo aprovechado por los creadores de software contable para vender posibles “soluciones” a los nuevos requisitos lo que implicaria en algunos casos al querer “automatizar” cambiar el control interno . efectivamente no es correcto una contabilidad con lo que tiene el sat los impuestos son una parte del ciclo financiero de una empresa sin querer , programadores y legisladores estan demeritando el papel del contador

Responder

Daniel Zurita Abril 14, 2015 a las 16:49

Gracias Carlos por tu valioso comentario.

Responder

FRNK Diciembre 7, 2014 a las 23:02

Creo que si se puede trabajar con lo que tiene el SAT, de hecho los clientes mismos no saben que deben facturar y que no, te lo digo por que precisamente hoy llevo la contabilidad de una persona fisica, y pide factura y paga en efectivo o con tarjeta, resulta que me entrega una cosa, y cuando empiezo a cuadrar, resulta que descargo facturas que el no me da y son validas como deducciones, a mi no me ha pasado que me hallan validado una factura con un rfc que no existe, de hecho a mi cliente me ha pasado facturas que estan impresas y con el RFC incorrecto y lo busco en el SAT y en efecto no esta. Digo son cosas que se tienen que ir afilando.

Responder

Daniel Zurita Abril 14, 2015 a las 16:58

Hola FRNK. En la práctica, muchos contadores están con el dilema que tu mencionas: ¿Qué contabilizo, las facturas que me da mi cliente o mejor las saco del SAT? Y por supuesto, súmale que muchos contribuyentes no están consientes de que ahora deben pagar con tarjeta de crédito o transferencia para poder hacerlos deducibles, cosa que antes no era requerido. Los contadores definitivamente no se la están pasando bien. Y ya verás cuando le digan a sus clientes que ahora la devolución de IVA se fue a la mitad, o peor aún, que ahora va a tener que pagar.

Lo mejor será entonces contar con un sistema que haga las dos cosas. Primero, que reciba vía email, valide y ordene las facturas de ingresos y egresos del contribuyente. Y segundo, que se meta al SAT, extraiga los comprobantes registrados y que los compare. Y que el propio sistema nos de un reporte de diferencias (independientemente de que nos indique el método de pago, para fines de deducibilidad).

En conta360 (http://www.conta360.com. Puedes registrarte e comenzar a utilizarlo aquí: https://conta360.com/admin/” target=”_blank”>http://www.conta360.com) estamos trabajando en esta solución, la cual le ahorrará tiempo al contador. Estará lista para Mayo del 2015.

Responder

Gabriela Plazola Octubre 29, 2014 a las 21:56

Daniel,

Como siempre interesante leerte.

Me gustaría agregar que justo para los contribuyentes no corporativos nos es difícil poner condiciones, por ejemplo, recibir oportunamente XML’s de proveedores de telefonía y bancos. Es más, han visto el caso de recibir un XML del portal del Banco y en tu portal del SAT el XML varía por lo menos en el detalle de partidas?. Y qué tal cuando no aparece un XML en el portal del SAT y tú empresa ya lo tiene desde hace una semana. El PAC dice que es el SAT porque ellos ya lo enviaron y el SAT dice que es el PAC que no envía.

Una vez que recibes los XML’s de tus proveedores, tendría que compararse con lo que se encuentra en el portal del SAT , y en su caso, informar las posibles discrepancias primero que la autoridad. Otra tareita para automatizar…???

Saludos,

Responder

Daniel Zurita Noviembre 3, 2014 a las 17:18

Hola Grabriela. ¿Te imaginas a los contadores corriendo procesos de conciliación de cada uno de sus contribuyentes? Yo creo que, dadas las circunstancias, solo aquellos contribuyentes con procesos de misión crítica deben pensar en este tipo de conciliación, siendo lo ideal comparar lo suyo contra lo de SAT mediante sistemas, y así encontrar discrepancias en segundos. Para esto si puede servir la descarga masiva, ya que desde el punto de vista de programación, esto es relativamente sencillo. Pero si te das cuenta, estas diferencias tienen su origen en errores o del PAC o del SAT, no del contribuyente. Por lo tanto, deben ser situaciones que la autoridad debe reconocer como “fallas específicas del sistema” (me refiero a todo el Universo CFDI) y que se deben corregir de aquel lado, y no del lado del contribuyente. La mayoría de las personas (y los contadores) debemos enfocarnos a cumplir, emitiendo, recibiendo y validando CFDI correctamente, y luego haciendo la contabilidad a partir de ahí. ¿No crees? Digo, se trata de quitar cargas al contribuyente, no ponerle más.

Responder

Javier Parada Octubre 18, 2014 a las 21:32

Hola Daniel,

Es una lástima que estés muy al pendiente de tu proyecto, ya que nos has abandonado mucho por aquí ;-), es un gusto tenerte de vuelta.

Hace casi un año tuve un detalle con un archivo xml, el validador del SAT me indicaba que no era válido y dos validadores de proveedores externos me indicaban que era un comprobante válido…, con la duda me acerque a un amigo experto en el tema y entre otras cosas su comentario fué…

“.- En el caso de los CFDI, dada la alta responsabilidad de los PAC, si un PAC te sella una factura, puedes darla por buena…

Y creo que es un comentario muy válido, entonces mi duda/pregunta es… por qué se sigue haciendo mucho énfasis en la validación, por qué se siguen ofreciendo servicios de validación, por qué sigue siendo una responsabilidad del receptor, si como bien dice mi buen amigo, entonces donde queda la certeza que te da el PAC…?.

Gracias por leer.

Saludos,
Javier

Responder

Daniel Zurita Octubre 29, 2014 a las 11:09

Hola Javier. El validador que “manda”, es decir, el que debes utilizar es el del SAT. Esto tiene sus pros y sus contras. A favor tenemos que existe certidumbre jurídica que, respaldando al propio código fiscal, existe una herramienta que te da la certidumbre total. De hecho, el SAT publica todos los días (en facebook y twitter) sobre la importancia de validar tus comprobantes, y nos dirige a sus propias herramientas de validación.
¿Qué valida el SAT? Bueno, básicamente valida si el comprobante lo tienen ellos (es decir, que existe), y que la información concuerda con la “copia” que tienen ellos, es decir, que no se ha modificado. O por el contrario, si el comprobante “todavía” no lo tienen, entonces indica que no existe. ¿Por qué razón no lo tendría el SAT? Recuerda que los PACs cuentan con 72 horas para entregar timbrado o certificado tu comprobante al SAT.

Si te das cuenta, validar no significa nada más que el CFDI esté correcto, sino también que exista, que sea real, y que no se haya modificado. Dicho todo esto, los PACs tienen la obligación de validar que la estructura del mismo esté correcta ANTES de timbrarlo, ya sea que el CFDI se construya en el sistema del PAC o en cualquier otro sistema que tenga el contribuyente. Lo reciben, revisan, si es correcto lo timbran, se lo regresan al contribuyente y le mandan una copia al SAT.

Tu amigo tiene razón en que el PAC está obligado a revisar la estructura del CFDI (de lo contrario, no lo puede timbrar). Pero la última palabra la tiene el SAT. De ahí el énfasis en el proceso de validación, porque no obstante el CFDI esté timbrado, esto no significa que éste haya sido modificado manualmente o que haya algún otro tipo de error.

Te doy otro ejemplo de la importancia de validar CFDI. A mi me hicieron facturas durante todo el año con mi RFC incorrecto. Mi proveedor indicaba la letra O mayúscula en lugar de un 0 (cero). Si tu validas en el SAT, el comprobante existe. Si validas la estructura, el comprobante está correcto. Sin embargo, no fue hasta que usamos un sistema que nos permitió darnos cuenta de ese error. Lo más interesante de esto es que el PAC puede revisar si el RFC es correcto y existe. Lo malo es que este PAC no hace estas validaciones. Y lo peor es que el sistema que se usó es uno de los más comerciales que existen en México. Y es una pena que empresas tan grandes y tan usadas no tengan cuidado en lo que están haciendo.

Finalmente, si tu ingresas comprobantes que no existen, modificados o incorrectos a tu contabilidad, ¿quién tiene el problema?

Nosotros vamos a ofrecer en unos días más una herramienta para validar tus comprobantes y entregar a tu contador todos aquellos que estén válidos ante el SAT. Está muy funcional y te va a permitir a tí y a tu contador trabajar mejor, ahorrarse tiempo y molestias, y sobre todo hacer todo manual. Se va a ofrecer sin costo por algún tiempo para que lo pruebes. SI te gusta, lo pagas. Y el precio final será muy bajo. La idea es ofrecer algo que verdaderamente le ahorre a la gente, y no hacerla pagar más por todo este tema CFDI.

Responder

Ale Octubre 16, 2014 a las 23:33

Guau! se me hizo sumamente interesante el tema de la facturación que aborda Daniel, de verdad excelente forma de explicarlo, pero irónicamente me quedo con una dudad ¿nos afectará a corto o a largo plazo que hda tome encuenta los datos que marca en su sistema y sobre todo cuánto? es preocupante y no creo que solo para mí…para todos.

Yo tampoco son contadora ni mucho menos, es más hay temas sobre esto que no acabo de entender y creo que no lo haré nunca por q no es mi ramo, pero lo cierto es que lo intento leyendo notas y en su momento platicando con la contadora algo se me pega.

Reconozco con esto que estar informada es lo mejor, y para otros curiosos de estos temas que intentan (espero expresarme bien) estar al día de estos temas dejo esto http://www.servicios-c.com.mx/ a mi ver hay información interesante no solo para contadores públicos sino también para gente que tratamos de adentranos en territorio de apaches.

De nuevo felicito a Daniel por esta artículo y espero siga teniendo mucho éxito en su blog.

Saludos cordiales.

Responder

Leave a Comment

Previous post:

Next post: