¿Se puede Automatizar la Facturación, Recepción, Validación y Contabilidad?

by Daniel Zurita on 19 Noviembre, 2014 · 2 comments

in 2014

Muchos dicen que este es el camino hacia el futuro del registro contable de nuestras compras, gastos y ventas. Suena un tanto arriesgado automatizar todo el proceso, ya que no existe una sola regla universal para registrar contablemente una compra o una venta.

Tampoco existe un solo sistema ni proveedor para la emisión de CFDI. Y mucho menos se ha adoptado una sola tecnología que permita hacer interfases entre todos los sistemas existentes, partiendo de facturación y llegando a la contabilidad.

Sin embargo, si hay tecnología que la mayoría de nosotros comparte, o que al ser tan sencilla, es muy fácil de integrar sin esfuerzo. Ejemplos sobran. ¿Cuántos de nosotros no usamos Excel para el manejo de datos? ¿Cuántos de nosotros usamos correo electrónico todos los días?

El planteamiento de la automatización del proceso de registro contable de cualquier CFDI debe partir de los siguientes principios.

1. TODOS USAMOS CORREO ELECTRÓNICO. Estableciendo sencillas reglas de correo electrónico, debe ser posible el envío de todo CFDI generado o recibido hacia un repositorio o almacén digital en la nube que pueda recibirlos, revisarlos, validarlos y distribuirlos electrónicamente a cualquier base de datos, sistema receptor, PC o lugar donde pueda ser importado por un sistema de contabilidad, el que sea.

2. TODOS USAMOS UN SISTEMA CONTABLE. Cualquier sistema contable debe tener la capacidad de tomar e importar todo tipo de CFDI hacia su propia base de datos. Es decir, deben poder importar, leer, validar y registrar en la propia base de datos del sistema contable.

3. TODOS TENEMOS NUESTROS PROPIOS PROCESOS CONTABLES. Todo sistema contable debe tener la capacidad de “aprender” cómo hacer los registros contables de los XML importados. Para esto, el usuario deberá ayudar al sistema a “guardar” reglas de registro contable que se puedan aplicar de forma automatizada de acuerdo a criterios. Por ejemplo, el contador puede hacer una póliza de ingresos que pueda seguir la misma regla en algunas o todas las ventas del contribuyente. De esta forma, si se establece como regla a seguir, cada vez que se importe un XML el sistema hará las pólizas de acuerdo a dicha regla una vez programada.

La respuesta a la pregunta inicial es un rotundo SI. Si se cumplen estos principios, entonces es perfectamente viable que al momento de generar un CFDI, desde cualquier sistema de emisión, también ocurra al instante (segundos más, segundos menos) el registro contable de dicho CFDI, en cualquier sistema contable. Sin limitaciones ni restricciones, en una idea de total compromiso colaborativo, todos los sistemas contables y todos los sistemas de emisión de facturas podrían interactuar en conjunto y coordinadamente para beneficio del contribuyente. Y sin mucho esfuerzo.

En Conta360.com (https://conta360.com) estamos siguiendo estos principios ya que estamos en la búsqueda del aprovechamiento total del XML de la facturación electrónica. Hemos logrado reducir a un par de minutos la generación del CFDI (desde cualquier sistema) y la entrega de los comprobantes una vez validados a la PC del contador quien proseguirá el trabajo haciendo el registro contable el cualquier otro sistema. En la actualidad el sistema ofrece este servicio, el cual ponemos a su disposición para prueba sin costo a todo aquel interesado.

No obstante, en Conta360 el usuario también podrá hacer sus registros contables y podrá ir enseñando al sistema cómo hacer sus pólizas de ingresos y egresos. Esta funcionalidad estará lista a partir de Enero, la cual por supuesto también estará abierta por unos meses, sin costo, para que cualquier interesado la pruebe.

Tal vez estemos a unos meses de poder decir con total seguridad que hemos podido reducir la gestión, el tiempo y el trabajo del contador de días a minutos. Tal vez esta sea la verdadera recompensa o la promesa cumplida. Y si bien esto es algo que las grandes empresas ya vienen realizando, tal vez sea tiempo que el resto de los contribuyentes podamos hacer lo mismo.

Quedo a sus órdenes.

Daniel Zurita
Director en Factura360.com. Director en Fiorence.com Ingeniero Industrial y MBA.
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{ 2 comments… read them below or add one }

CFDI ERP Noviembre 21, 2014 a las 17:08

Es muy bueno darse cuenta que todavía existen personas como tu que tratan de facilitarle la vida a la gente, lo que comentas es lo mas rescatable de todo lo que he leído sobre facturación electrónica.

Hay muchos sistemas pero pocos se enfocan en automatizar las labores administrativas, la automatización es lo mas importante, sin esto, los sistemas son un simple medio de captura manual que no provee ningún beneficio.

Felicidades por tu blog, tiene muy buena información.

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Daniel Zurita Noviembre 26, 2014 a las 12:17

Gracias a ustedes por leer. También les deseamos éxito en su propia propuesta de ERP automatizado. Y solo agregando y haciendo énfasis en lo que mencionas, existen muchas fuerzas que nos dificultarán hacer una transición definitiva partiendo de dejar de usar las computadoras como simples máquinas de escribir (más o menos llevamos unos 25 años desperdiciados) a realmente hacer que trabajen por y para nosotros de forma automática y programable, y nos ayuden a ser mucho más productivos. En lo personal, yo seré muy feliz en ayudar a aquellos que si les interesa, personas con una visión diferente de las cosas. Ya es tiempo que los contadores dejen de ser contadores y se conviertan en consultores fiscales y de negocios, algo que le urge a las empresas en México.

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