Si usted es contador, ¡¡¡ya no haga esto por favor!!!

by Daniel Zurita on 11 agosto, 2015 · 4 comments

in 2015

Estimados contadores, revisen la siguiente lista e identifiquen si ustedes viven cada mes algunos (o todos) de los siguientes escenarios, divididos en 8 actividades (todos estos pueden evitarse con CFDI360 Sistema de Control Integral de Comprobantes Fiscales Digitales):

1. Para recabar todos los CFDI, ventas, compras, gastos y nómina:
– Reciben todas las facturas y recibos CFDI de sus clientes en múltiples cuentas de correo, una por cada cliente.
– Sus clientes les envían cada comprobante, uno por uno en múltiples mensajes de correo.
– Ustedes tienen que entrar a cada cuenta de correo y extraer uno a uno los CFDI y guardarlos en el disco duro de su PC. A veces las guardan en un USB.
– De vez en cuando se extravían los USB o peor aún, los USB tienen virus y contaminan sus equipos
– A fin de mes no tienen la seguridad de tener todos los CFDI, ya sea que su cliente olvidó enviar algunos o simplemente no tiene cuidado en enviarlos.

2. Para validar y ordenar sus CFDI
– Entran al SAT y validan sus comprobantes uno a uno.
– O ya optaron por no validar ninguno por el tiempo que requiere.
– Los guardan en carpetas dentro de su PC. Pero juntan todos los de ingresos sin saber cada comprobante a qué cliente corresponde. Ni tampoco los de compras y gastos, ya que no saben a qué proveedor pertenecen. Ya ni se diga los recibos de nómina. Es decir, no los separan por año, mes, tipo de comprobante y RFC o Razón Social.
– Tienen dificultades cuando el nombre del xml y del PDF de cada comprobante son diferentes

3. Para extraer la información de los CFDI
– Constantemente tienen que abrir uno por uno para ver de que son, ver el tipo de compra, venta, gasto, y ver el total. Identificar clientes y proveedores y vaciar manualmente esto en alguna hoja de excel.
– O peor aún, IMPRIMEN todos los PDF (como si regresáran 10 años en el tiempo) y hacen toda la contabilidad con base en los PDF impresos.

4. Para identificar los movimientos bancarios y empatarlos con su CFDI correspondiente
– Imprimen los estados de cuenta bancarios de sus clientes (tarjetas corporativas, cuentas de cheques) y van renglón por renglón identificando cada movimiento y empatando los totales con su archivo de Excel
– Van capturando manualmente la información del pago o transacción bancaria que corresponde a cada factura, requerida para los reportes de contabilidad electrónica.

5. Para saber el monto de IVA antes de que termine el mes
– Imposible. Solo se sabe al terminar todas las pólizas contables.

6. Para saber en tiempo real los parciales o totales de Ventas, Gastos y compras
– Imposible saberlo.

7-Para tener comparativos mensuales de clientes y proveedores, así como el margen de operación
– IMPOSIBLE. Eso solo las grandes empresas.

8. Para poder realizar todo esto a tiempo e incluso para poder tener más clientes y crecer su operación
– Tiene que pagar a auxiliares y personal que hace muchas de las tareas descritas arriba, los cuales trabajan largas horas, del primero al 15 de cada mes juntando todo.
– Tiene dificultad para trabajar en red, ya que toda la información se comunica vía dispositivos USB y se vacía en la PC donde lleva las contabilidades

Todo lo descrito arriba se ha identificado una y otra vez ocurriendo en casi todos los despachos de contabilidad que conocemos. Muchos auxiliares y practicantes de contabilidad haciendo estas tareas como robots. Mucha información siendo extraviada y llevada de un lado a otro en dispositivos USB infectados por virus. Todo mundo corriendo para tener la contabilidad antes de la fecha límite. Auxiliares trabajando en la madrugada. Mucho tiempo, dinero y esfuerzo en tareas mecánicas y repetitivas. Muchos contadores imprimiendo todos los PDF de las facturas.

Les tenemos una gran noticia. Todo lo arriba descrito, absolutamente todo, lo puede realizar por medio de un sistema de control de comprobantes fiscales digitales. El sistema recibe todos los comprobantes vía correo electrónico, los revisa, coteja, elimina repetidos, los valida en tiempo real, los guarda la nube (para fácil acceso) en carpetas ordenadas por año, mes, tipo de comprobante y RFC o Razón social. Los lista y le permite agregar información bancaria del cobro o pago. El sistema le entrega en un solo reporte todos los CFDI que corresponden al mes que requiera, incluyendo aquellos con actividad bancaria dentro del mismo mes. Y además el sistema compara lo que usted tiene contra lo que tiene el SAT y le dice cuáles comprobantes le faltan. Y por si fuera poco, le dice en todo momento:

– Cómo va su IVA, incluso antes de cerrar el mes.
– Quienes son sus mejores clientes.
– Cuáles son sus rubros más fuertes de compras y gastos
– Cómo ha sido el historial de nómina de sus empleados
– Cuánto ha pagado en prestaciones y bonos en un lapso de tiempo determinado
– Cuál es su margen de operación antes de impuestos
– Qué clientes ya no le compran y desde cuánto
– Cómo van sus ventas en comparación a las del año pasado, mismos meses, mismos días, mismo período de tiempo

Todo esto por menos de 1000 pesos AL AÑO.

Y además, lo puede probar gratis y sin compromiso. Entren a Control de Comprobantes Fiscales Digitales y disfruten del mejor sistema de control de CFDI

 

Daniel Zurita
Director en Factura360.com. Director en Fiorence.com Ingeniero Industrial y MBA.
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{ 4 comments… read them below or add one }

Guillermo Castillo Guillen agosto 15, 2015 a las 11:07

envíeme información me interesa.

Responder

Daniel Zurita agosto 18, 2015 a las 9:41

Hola Guillermo. Revisa lo que le contestamos a Verónica Martínez. Sigue los mismos pasos para probar el sistema. Es muy sencillo de utilizar. En el sitio CFDI360.com encontrarás toda la información que requieres para empezar. Saludos!

Responder

Veronica Martinez Gonzalez agosto 12, 2015 a las 22:32

Buenas noches favor de mandar demo
para ver el funcionamiento
ya que me gusto por la simplificacion del trabajo

Saludos
favor de enviarme medios de pago

Gracias

Responder

Daniel Zurita agosto 13, 2015 a las 18:02

Hola Verónica.

Estamos preparando un video paso a paso para que lo usen. Cuando esté listo, te mando el link.

Por mientras, te mando el manual que explica cómo usarlo. Manual de sistema CFDI360

Pero está super fácil. La mayoría de nuestros usuarios lo han hecho todo por si solos.

Aquí te mando un resumen los pasos para que empieces a usarlo. Ya sabes, puedes probar sin compromiso.

1. Entra aquí y regístrate. https://conta360.com/admin/index.php?action=trial

2. Ya que te registraste, tienes 150 cfdi que te damos en cortesía, gratis, para que empieces a enviar tus CFDI. Pero antes, debes crear una cuenta de Dropbox.
Dropbox es uno de los sistemas más usados en el mundo para almacenar archivos en la nube.
A tu cuenta de Dropbox vamos a enviarte todos tus comprobantes perfectamente organizados por año, mes, tipo de comprobante y RFC o Nombre (Razón Social).
Al crear tu cuenta de Dropbox e instalar el programa Dropbox en tu PC (también en tu cel o tablet), lo que verás son tus carpetas con tus documentos, como si fuera un directorio o carpeta de Explorer.
Es como si tuvieras tus documentos en tu PC. De ahí tu ya los vas a tomar para importarlos a tu sistema de contabilidad.
Por favor, crea tu cuenta de Dropbox aquí: https://www.dropbox.com/es/
Y luego, descarga e instala. Sigue este vínculo: https://www.dropbox.com/downloading?src=index

3. Ahora si, ya estás lista.
Empieza a enviar todos tus comprobantes a la direccón de correo conformada por tu RFC y luego @conta360.com
Por ejemplo, si tu RFC fuera ABC123456PQ7 entonces, enviarías tus comprobantes a ABC123456PQ7@conta360.com

NOTA: Tus archivos PDF y XML de todos tus comprobantes CFDI deben tener exactamente el mismo nombre para que se importen los dos al sistema. De lo contrario, solo se importa el XML. Envía tus facturas de compras, ventas, nómina.

4. Una vez que los envías, espera unos minutos para que los veas reflejados en tu cuenta. En el menú superior, ¿ves la opción que dice DROPBOX? ponte ahí y se despliega un menú hacia abajo para que veas los diferentes aparatdos o grids divididos por tipo de comprobante. Entra a cada uno de ellos para que veas listadas tus facturas. Ahí vas a poder identificar todos tus compobantes, puedes ver su estatus de validación, puedes agregar los datos de banco y pago (que vas a requerir para hacer tus pólizas) y muchas otras cosas más.
Una vez que cargas todo, en el panel de control vas a ir viendo los parciales o totales de tus comprobantes y tu IVA. El sistema va sumando todo. Para ir al Panel de Control, puedes hacer click en la palabra INICIO.

5. Una vez que el sistema las importó a tu cuenta, pasan dos cosas. Primero, las vez listadas dentro del sistema en cada grid, y también las vez los archivos xml y pdf origianels dentro de tu estructura de carpetas y archivos dentro de Dropbox. Ahora, casi todos los sistemas contables permiten importar tus archivos xml y pdf desde una carpeta, por lo que puedes importarlos directamente de estas carpetas y listo. Hay quien copia el contenido de las carptetas de Dropbox a su disco duro local, lo cual también es válido y sirve como un respaldo adicional, aunque no es necesario.

6. Para hacer tu contabilidad, lo único que requieres es obtener un reporte que te permita tener la información para cada póliza. El sistema te permite exportar un reporte de Excel con todos los CFDI listados, con los datos importantes para contabilizarlos. Recuerda que antes de exportar te recomendamos revisar que a cada CFDI le has incluido la información del pago. Así, tu reporte ya tendrá todo lo que necesitas.

7. Y finalmente, si tu crees conveniente, puedes usar la herramienta SAT-Match, que te permite cotejar y comparar lo que actualmente tiene el SAT contra lo que tu tienes en sistema. El proceso identifica cuales comprobantes te hacen falta. Te los lista y te ayuda a identificar rápidamente (sin abrir los xml) de qué cliente o proveedor son. Tu ya decides si vas y consigues los originales, o importas el xml desde aquí.

Y eso es todo.

Ya verás que será muy útil, en muchos sentidos.

Cualquier duda, estamos para servirte.

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